Adaptacja przestrzeni biurowych do pracy hybrydowej: wyzwania i rozwiązania

Zdecydowana większość pracowników opowiada się obecnie – w Polsce i na świecie – za pracą hybrydową. Z badań wynika, że ten model działa motywująco, a tylko 5% osób zgodziłoby się wrócić do biura w pełnym wymiarze godzin. Te liczby zachęcają, by dostosować przestrzeń do oczekiwań pracowników.

Jakie są kluczowe elementy efektywnej przestrzeni hybrydowej?

Biuro dostosowane do nowych warunków rynkowych to właśnie biuro hybrydowe. Adaptacja przestrzeni biurowej wydaje się obecnie nieunikniona. Jak czytamy na portalu rp.pl: “Elastyczność w zakresie czasu i miejsca pracy znajduje się wśród najważniejszych kryteriów rozważanych w momencie zmiany zatrudnienia”. Dynamiczne zmiany, jakie możemy zaobserwować w sposobie organizacji pracy, polegają zatem na przenikaniu się środowisk pracy zdalnej i stacjonarnej, a wprowadzenie modelu hybrydowego jest odpowiedzią na te zmiany. Wymaga on przemyślanego przeprojektowania przestrzeni nie tylko w sferze technologii, funkcjonalności czy ergonomii. Równie istotne jest wzięcie pod uwagę oczekiwanej przez pracowników elastyczności czasu i miejsca pracy, jak i aspektów społecznych. Biura hybrydowe powinny uwzględniać zmienność przepływu pracowników oraz możliwość łatwej adaptacji do różnych rodzajów pracy – od indywidualnej po zespołową.

Rola technologii w tworzeniu wspierających systemów pracy zdalnej i stacjonarnej

Adaptacja biura do potrzeb modelu hybrydowego nie obędzie się bez wsparcia technologii budującej pomost między pracą zdalną a stacjonarną. Dzięki postępowi technologicznemu, przedsiębiorcy otrzymują narzędzia do prowadzenia płynnej komunikacji, zwiększenia efektywności operacyjnej i ułatwiające zarządzanie rozproszonymi zespołami. Najistotniejszym elementem jest oczywiście komunikacja, a wspierają ją platformy do wideokonferencji, grupowe czaty, ale też zaawansowane narzędzia do zarządzania projektami. Programy takie jak Zoom, Microsoft Teams czy Slack są dzisiaj nieodzownymi narzędziami w wielu firmach. Zarządzanie projektami przez zespoły rozproszone możliwe jest z kolei dzięki specjalistycznym platformom. Do najpopularniejszych należą obecnie Asana, Trello czy Monday.com. Umożliwiają one efektywne planowanie, delegowanie zadań, monitorowanie i raportowanie postępów prac nad danym projektem.

Design i ergonomia: tworzenie przestrzeni wspierającej różne tryby pracy

Biuro dostosowane do pracy w modelu hybrydowym rozpoznać można weryfikując nie tylko technologię, ale również zastosowane w nim design i ergonomię wspierające różne tryby pracy, a przy tym wychodzące naprzeciw funkcjonalności i zdrowiu pracowników. Kluczowe jest tu dostosowanie przestrzeni do różnorodnych zadań wykonywanych przez pracowników. Biura powinny oferować zarówno strefy do pracy w skupieniu , jak i miejsca przeznaczone do spotkań, np. burzy mózgów czy porannych briefingów. W przestrzeniach przeznaczonych do współpracy i spotkań, warto postawić na elastyczność i modułowość. Możliwość dostosowywania przestrzeni do zmieniających się sytuacji. Z kolei miejsca pracy indywidualnej powinny zapewniać ciszę i prywatność. Mogą to być niewielkie pokoje lub budki akustyczne.

Zarządzanie przestrzenią biurową w modelu hybrydowym

Adaptacja przestrzeni biurowej w modelu hybrydowym powiązana jest z odpowiednim, ukierunkowanym na elastyczność zarządzaniem. Dostosowaniem do zmieniającej się liczby pracowników w biurze i projektowaniem przestrzeni, którą można swobodnie konfigurować w zależności od potrzeb. Technologia wspiera zarządzanie w obszarze wykorzystania systemów rezerwacji miejsc pracy czy sal konferencyjnych zapewniających lepsze planowanie i optymalizację wykorzystania przestrzeni biurowej. Dzięki temu pracownicy mogą z góry dać znać, kiedy będą potrzebowali dostępu do biura, stanowiska pracy czy salki do spotkań. Adaptacja biura wiąże się więc z optymalizacją przestrzeni do potrzeb pracowników, w kontekście ergonomii i rodzaju pracy w danym dniu.

Wyzwania związane z ochroną prywatności i danych w biurze hybrydowym

Model hybrydowy, w którym pracownicy wybierają między pracą zdalną a stacjonarną, wprowadza złożone zagadnienia związane z bezpieczeństwem danych i prywatnością zarówno w biurze, jak i świecie cyfrowym. Najistotniejsze jest wyzwanie związane z zarządzaniem dostępem do danych. Pracownikom przenoszącym się między środowiskiem domowym a biurowym, potrzebny jest bezpieczny, ale i elastyczny dostęp do firmowych zasobów. Do celów tych służą wielopoziomowe systemy uwierzytelniania zapewniające bezpieczny dostęp do danych niezależnie od miejsca pracy. Warto przy tym zadbać o to, by systemy te były łatwe w obsłudze i nie utrudniały codziennej pracy. Kolejnym wyzwaniem jest zabezpieczenie danych przesyłanych zdalnie. Pracownicy korzystający z domowych sieci internetowych, mogą być bardziej narażeni na cyberataki niż w kontrolowanym środowisku biurowym. Dane przesyłane między domem a biurem powinny być więc szyfrowane, a pracownicy wyposażeni w niezbędne narzędzia VPN (wirtualna sieć prywatna) zwiększające bezpieczeństwo połączeń.

Adaptacja przestrzeni biurowej do pracy hybrydowej jest złożonym działaniem, które warto zrealizować w przemyślany, zaplanowany sposób. Zacząć je od rozmowy z pracownikami, poznać ich potrzeby, ale też zastanowić się, w jakim kierunku rozwijać się będzie przedsiębiorstwo.