Right of First Offer (ROFO) – prawo pierwszej oferty w umowach najmu i transakcjach nieruchomościowych

Right of First Offer to zapis w umowie najmu, który daje najemcy tzw. prawo pierwszej oferty.

Jeżeli planujesz długoterminowy najem biura, rozważasz ekspansję albo chcesz zabezpieczyć sobie dostęp do dodatkowej powierzchni, ROFO może być dla Ciebie ważnym narzędziem. Przeczytaj, jak działa, czym różni się od podobnych mechanizmów i jakie niesie ze sobą konsekwencje.

Czym jest Right of First Offer i kiedy stosuje się to rozwiązanie?

Right of First Offer, czyli prawo pierwszej oferty, to umowne uprawnienie jednej ze stron – najczęściej najemcy – do otrzymania pierwszej propozycji zawarcia umowy przed skierowaniem oferty do podmiotów trzecich.

W kontekście rynku biurowego ROFO dotyczy zazwyczaj:

• dodatkowej powierzchni w tym samym budynku,
• sąsiedniego modułu,
• przedłużenia najmu po zakończeniu obowiązującej umowy.

Z punktu widzenia najemcy ROFO daje czas i przestrzeń do podjęcia decyzji bez presji konkurencji rynkowej. Wynajmujący natomiast zachowuje inicjatywę cenową i kontrolę nad warunkami.

Kiedy ROFO ma największe znaczenie?

Prawo pierwszej oferty pojawia się najczęściej w umowach, w których:

• najemca planuje możliwą ekspansję zespołu i chce rosnąć w ramach jednej lokalizacji,
• budynek ma ograniczoną dostępność powierzchni i cieszy się dużym zainteresowaniem,
• strony zakładają długofalową współpracę i chcą ograniczyć ryzyko rotacji najemców.

Warto podkreślić, że Right of First Offer nie daje gwarancji zawarcia umowy. Zapewnia jedynie pierwszeństwo rozmów, co w praktyce bywa równie cenne, jak formalna rezerwacja powierzchni.

Jak działa proces składania oferty w ramach ROFO?

Mechanizm Right of First Offer powinien być precyzyjnie opisany w umowie najmu. Brak szczegółów często prowadzi do sporów interpretacyjnych, zwłaszcza gdy sytuacja rynkowa dynamicznie się zmienia.

Etapy realizacji prawa pierwszej oferty

Wynajmujący, podejmując decyzję o wynajęciu określonej powierzchni lub przedłużeniu umowy, składa uprawnionemu najemcy ofertę zawierającą konkretne warunki handlowe. Najemca ma określony czas na odpowiedź. Jego długość bywa przedmiotem negocjacji i powinna być jasno wskazana w umowie.

Jeżeli najemca:

• zaakceptuje ofertę – strony przechodzą do finalizacji umowy,
• odrzuci ją lub nie odpowie w terminie – wynajmujący może swobodnie oferować powierzchnię na rynku.

Co powinno znaleźć się w ofercie ROFO?

Dobrą praktyką jest wskazanie w umowie najmu, że oferta w ramach Right of First Offer obejmie co najmniej:

• czynsz,
• długość umowy,
• zakres pakietu zachęt,
• podstawowe warunki techniczne.

Im większa precyzja zapisów, tym mniejsze ryzyko, że ROFO stanie się martwym lub konfliktogennym postanowieniem.

ROFO a ROFR – kluczowe różnice, które mają znaczenie w negocjacjach

ROFO bywa często mylone z Right of First Refusal, czyli prawem pierwokupu lub pierwszeństwa zawarcia umowy na warunkach uzgodnionych ze stroną trzecią.

W przypadku ROFO to wynajmujący:

• inicjuje proces,
• przedstawia uprawnionemu najemcy swoje warunki cenowe i komercyjne,
• nie jest związany ofertą rynkową od podmiotu trzeciego.

Przy ROFR sytuacja się odwraca. Wynajmujący:

• prowadzi negocjacje z innym zainteresowanym z rynku (stroną trzecią),
• uzgadnia z nim konkretne warunki komercyjne – czynsz, długość umowy, zachęty, terminy,
• gdy ma gotową ofertę rynkową, przedstawia ją uprawnionemu najemcy.

Najemca podejmuje decyzję: albo akceptuje te warunki, albo rezygnuje, a transakcja może zostać zawarta z podmiotem trzecim.

Dlaczego ROFO daje więcej swobody wynajmującemu?

W efekcie ROFR jest zwykle postrzegane jako rozwiązanie bardziej „twarde” z perspektywy właściciela nieruchomości. Może spowalniać proces komercjalizacji i wymusza na wynajmującym dodatkowy krok formalny po negocjacjach z rynkiem.

ROFO jest natomiast częściej akceptowane jako mechanizm bardziej elastyczny. Daje najemcy pierwszeństwo rozmów, ale nie blokuje wynajmującemu prowadzenia strategii cenowej w takim stopniu jak ROFR.

Zalety i ryzyka Right of First Offer dla najemcy i wynajmującego

ROFO nie jest rozwiązaniem neutralnym. Dla każdej ze stron oznacza konkretne korzyści, ale również pewne ograniczenia, które warto świadomie ocenić jeszcze na etapie negocjacji umowy.

Perspektywa najemcy

Dla najemcy Right of First Offer to przede wszystkim:

• większa przewidywalność w planowaniu rozwoju,
• ograniczenie ryzyka, że atrakcyjna powierzchnia trafi do konkurencji,
• komfort negocjacyjny wynikający z braku presji rynkowej.

Jednocześnie trzeba pamiętać, że ROFO nie zabezpiecza przed niekorzystnymi warunkami cenowymi. Jeśli oferta wynajmującego będzie nieatrakcyjna, jedyną alternatywą pozostaje jej odrzucenie i poszukiwanie innej lokalizacji.

Perspektywa wynajmującego

Z punktu widzenia właściciela nieruchomości Right of First Offer:

• wzmacnia relację z kluczowym najemcą,
• zwiększa szanse na utrzymanie wysokiego poziomu komercjalizacji,
• pozwala zachować kontrolę nad strategią cenową.

Ryzykiem jest natomiast czasowe „zamrożenie” procesu wynajmu. Jeżeli terminy odpowiedzi są zbyt długie, ROFO może opóźniać transakcje i ograniczać elastyczność reagowania na rynek.

ROFO w praktyce – przykładowe zastosowania w umowach najmu i transakcjach

Right of First Offer znajduje zwykle zastosowanie przy ekspansji najemców. Coraz częściej pojawia się również w kontekście renegocjacji umów czy transakcji sprzedaży nieruchomości komercyjnych.

ROFO przy ekspansji w budynku

Najczęstszy scenariusz to prawo pierwszej oferty na sąsiednią powierzchnię, która może zostać zwolniona w trakcie trwania umowy. Dla firm rozwijających się to przewaga konkurencyjna i sposób na uniknięcie kosztownej relokacji.

Right of First Offer w transakcjach inwestycyjnych

ROFO bywa również stosowane przy sprzedaży nieruchomości, gdy dotychczasowy współwłaściciel lub strategiczny partner otrzymuje pierwszą ofertę nabycia. W takim ujęciu mechanizm pełni funkcję zabezpieczającą interesy długoterminowe, ale nie blokuje właścicielowi drogi do rynkowej wyceny.

Right of First Offer jako element świadomej strategii najmu

Right of First Offer to narzędzie, które – odpowiednio zaprojektowane – może wspierać stabilność najmu i elastyczność biznesową.

Ważne jest jednak, aby zapisy dotyczące ROFO były precyzyjne, realistyczne i dopasowane do strategii obu stron. To właśnie sposób uregulowania detali decyduje o tym, czy ROFO stanie się atutem negocjacyjnym, czy jedynie neutralnym zapisem w umowie.