Szybkie Uruchomienie Biura Serwisowanego dla Klienta Wchodzącego na Polski Rynek

Dzięki kompleksowemu doradztwu w zakresie nieruchomości komercyjnych, możliwe jest nie tylko wygenerowanie znaczących oszczędności i optymalizacja przestrzeni, ale przede wszystkim zapewnienie elastycznego i skalowalnego rozwiązania, idealnie dopasowanego do dynamicznie zmieniających się potrzeb biznesowych klienta.

Poniżej przedstawiamy case study, które pokazuje, jak pomogliśmy naszemu klientowi szybko uruchomić biuro serwisowane w Polsce, zapewniając mu elastyczność i możliwość przyszłej ekspansji.

Cel Klienta

Klient, w związku z wejściem na polski rynek, pilnie potrzebował biura serwisowanego. Kluczowe było zapewnienie pracownikom miejsca do pracy natychmiast po rekrutacji, a także możliwość płynnej ekspansji poprzez dobieranie kolejnych modułów biurowych. Docelowo, po około dwóch latach, planowano przeniesienie się do standardowego biura.

Specyficzne Wymagania i Wyzwania

Główne wyzwania obejmowały konieczność zabezpieczenia możliwości elastycznej ekspansji, tak aby wzrost zatrudnienia nie zakłócał działalności operacyjnej. Ponadto, biuro musiało znajdować się w prestiżowej lokalizacji, gwarantującej dostęp do wykwalifikowanych talentów i charakteryzującej się wysokim standardem. Ze względu na tymczasowy charakter rozwiązania, budżet zakładał krótkoterminowe umowy najmu, które zapewniałyby maksymalną elastyczność i brak długoterminowych zobowiązań.

Proces Doradczy od Analizy do Sukcesu

W odpowiedzi na te potrzeby, nasz zespół doradczy przeprowadził kompleksowy proces, który objął następujące etapy:

1. Analiza Potrzeb i Wymagań: Dogłębne zrozumienie specyficznych wymagań klienta, w tym preferencji dotyczących powierzchni (np. open space, zgodnie z polityką firmy), niezbędnej infrastruktury oraz potencjalnych modyfikacji. Kluczowym aspektem była natychmiastowa dostępność biura – cały proces od decyzji do uruchomienia biura z osobistym obejrzeniem opcji biurowych trwał zaledwie 3 tygodnie.
2. Poszukiwanie i Ocena Lokalizacji: Identyfikacja potencjalnych lokalizacji biur serwisowanych w centrum Warszawy. Kryteria wyboru obejmowały nie tylko prestiż i doskonałą komunikację, ale także wysoką jakość infrastruktury oraz realne możliwości ekspansji w ramach wybranej powierzchni.
3. Wybór Operatora i Negocjacje:
   • Wsparcie w wyborze operatora biur serwisowanych, który był w stanie dostarczyć rozwiązanie typu „ready-to-rent”, spełniające podstawowe wymagania klienta od zaraz.
   • Negocjacje warunków najmu, w tym elastycznego okresu umowy (np. 12 miesięcy z opcjami przedłużenia), który zapewniał wysoką elastyczność i możliwość doboru kolejnych modułów biurowych wraz ze wzrostem zatrudnienia.
   • Wynegocjowanie dodatkowych korzyści, takich jak opcje wypowiedzenia umowy najmu (tzw. „break options”) z odpowiednim wyprzedzeniem, nielimitowany dostęp do sal spotkań oraz atrakcyjna oferta cenowa, wsparta szybką decyzyjnością klienta.
   • Dostosowanie przestrzeni biurowej do indywidualnych potrzeb, w tym możliwość usunięcia ścian działowych w celu stworzenia open space, wyposażenie powierzchni w meble klienta oraz dostosowanie brandingu firmy.
4. Koordynacja i Wsparcie: Zaangażowanie interdyscyplinarnego zespołu ekspertów, w tym specjalistów ds. biur standardowych. Równolegle z procesem wynajmu biura serwisowanego, klientowi doradzano w kwestii znalezienia docelowej powierzchni biurowej na przyszłość, co ułatwiło wybór lokalizacji i określenie długości umowy dla etapu finalnego.

Osiągnięte Wyniki

W rezultacie, klient mógł cieszyć się biurem gotowym do działania już po 3 tygodniach od rozpoczęcia procesu.

• Elastyczność Najmu: Umowa najmu biura serwisowanego została skonstruowana w sposób umożliwiający jej zakończenie w momencie przejścia do docelowej powierzchni, z opcją wcześniejszego wypowiedzenia w przypadku zmiany strategii biznesowej.
• Szybkie Uruchomienie: Klient mógł rozpocząć działalność operacyjną i rekrutację pracowników w Polsce już po 3 tygodniach od podjęcia decyzji.
• Możliwość Ekspansji: W umowie najmu zabezpieczono możliwość dobrania kolejnych powierzchni biurowych wraz ze wzrostem liczby pracowników, co gwarantowało płynność rozwoju.
• Bezpieczeństwo i Wartość Dodana: Klient uzyskał poczucie bezpieczeństwa i kompleksowe wsparcie przez cały proces. Oprócz doradztwa w zakresie biura serwisowanego, zapewniono również obsługę w kwestii tradycyjnego biura na okres 7 lat. Całkowite doradztwo eksperckie zostało zrealizowane bez żadnych opłat dla klienta.

Podsumowanie

Ten proces pokazuje, jak strategiczne doradztwo i elastyczne podejście do nieruchomości komercyjnych mogą stać się kluczowym czynnikiem sukcesu dla firm wchodzących na rynek lub dynamicznie się rozwijających. Szukasz szybkiego i elastycznego rozwiązania dla swojego biura? Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak możemy Ci pomóc!