Wynajem biura – jak zaplanować przestrzeń biurową, by zmieścić więcej pracowników bez zwiększania metrażu?

Czy wynajem biura o niewielkiej powierzchni musi oznaczać ograniczenia w liczbie pracowników? Niekoniecznie. Przeczytaj, jak zoptymalizować biuro i stworzyć komfortowe środowisko pracy dla większej liczby osób – bez konieczności wynajmowania większego lokalu i bez rezygnowania z wygody oraz ergonomii.

Wynajem biura o niewielkiej powierzchni

Niewielki metraż może stanowić wyzwanie, ale dzięki odpowiednim rozwiązaniom możesz zmaksymalizować efektywność przestrzeni. Zanim zdecydujesz się na konkretny układ, przeanalizuj potrzeby firmy. Zastanów się:

• Ilu pracowników będzie korzystało z biura jednocześnie?
• Jakie są ich codzienne zadania?
• Czy możesz wprowadzić/usprawnić system rotacyjny, czyli pracę hybrydową?Jakie są plany na rozwój zespołu w najbliższym czasie?

Odpowiedzi na te pytania pomogą Ci dostosować przestrzeń do rzeczywistych wymagań.

Co to jest hot desking i czy warto go wprowadzić?

Hot desking, czyli elastyczny system biurek, to jedno z popularnych rozwiązań w optymalizacji przestrzeni biurowej.

W tym modelu pracownicy nie mają przypisanych na stałe stanowisk pracy, a korzystają z wolnych biurek w zależności od potrzeb. Użytkuje je w danym momencie osoba, która jest stacjonarnie w biurze. Następnego dnia usiądzie przy nim ktoś, kto dzień wcześniej pracował zdalnie. Jest to szczególnie korzystne w modelu hybrydowym, gdy część zespołu przebywa w trybie home office.

Hot desking pozwala ograniczyć liczbę biurek, a tym samym oszczędzić miejsce. Sprzyja więc lepszemu wykorzystaniu zasobów biura.

Wprowadzenie takiego systemu wymaga jednak odpowiedniej organizacji. Musisz zadbać o rezerwacje stanowisk pracy, na przykład za pomocą specjalnej aplikacji mobilnej. Ważne będą także ergonomiczne biurka i krzesła, dopasowane do różnych użytkowników.

Jak zoptymalizować układ biura?

Układ biura, szczególnie niewielkiego, powinien być funkcjonalny. W praktyce oznacza to maksymalne wykorzystanie każdego metra kwadratowego bez poczucia ścisku. Jak osiągnąć taki efekt?

Układ strefowy

Zamiast wydzielać osobne pokoje dla poszczególnych pracowników czy zespołów, postaw na otwarte przestrzenie z podziałem na strefy. W zależności od potrzeb firmy możesz wydzielić strefę pracy zespołowej, indywidualnej, relaksu czy spotkań.

Elastyczne wyposażenie

Zaplanuj elementy wyposażenia biura, które łatwo dostosować do zmiennych potrzeb. Mogą to być mobilne ściany, szafki na kółkach czy składane stoły.

Uniwersalne stanowiska pracy

Zadbaj, aby wyposażyć biurka w niezbędne narzędzia, takie jak stacje dokujące do laptopów czy uniwersalne uchwyty. Najlepiej, aby biurka były ergonomiczne i miały regulowaną wysokość. Dzięki temu będą pasowały do każdego użytkownika.

Pionowe przechowywanie

Dodaj szafki wiszące lub regały sięgające sufitu, aby w pełni wykorzystać pionową przestrzeń. Wykorzystaj ściany do tablic czy paneli do pisania.

Ergonomiczne meble i rozwiązania przestrzenne

Zastosowanie ergonomicznych mebli poprawia komfort pracy i minimalizuje ryzyko problemów zdrowotnych, takich jak bóle pleców czy nadgarstków. Skutkuje to większym zadowoleniem i wydajnością pracowników.

W małym biurze ergonomia jest jeszcze ważniejsza niż w przestronnych wnętrzach. Wybieraj meble, które łączą funkcjonalność z wygodą.

• Regulowane krzesła i biurka z możliwością zmiany wysokości blatu pozwolą na dostosowanie ich do indywidualnych potrzeb użytkownika.
• Meble modułowe można łączyć lub rozdzielać w zależności od aktualnych potrzeb i wymagań. Twój zespół może na przykład zestawić biurka modułowe, by stworzyć większy blat roboczy do wspólnej pracy projektowej. Regały modułowe będą z kolei służyć zarówno do przechowywania, jak i do wydzielania stref w biurze.
• Inne rozwiązania oszczędzające miejsce to na przykład wysuwane blaty, które można schować po zakończonej pracy, czy składane krzesła idealne na spotkania w większym gronie.

Jak zadbać o komfort pracowników?

Optymalizacja przestrzeni biurowej nie powinna odbywać się kosztem pracowników. Jeśli wprowadzone rozwiązania odbiją się na ich komforcie, prawdopodobnie zadziała to na niekorzyść firmy. Brak dobrych warunków w biurze przekłada się bowiem na niższą motywację, mniejsze zadowolenie i satysfakcję z pracy.

Optymalizując przestrzeń, miej więc na uwadze potrzeby zespołu.

• Zadbaj o dobre oświetlenie, które nie męczy oczu. Upewnij się, że stanowiska pracy są odpowiednio oświetlone. Jeśli to możliwe, wykorzystuj naturalne światło dzienne.
• Wydziel strefy relaksu. Nawet w małym biurze warto wydzielić miejsce na odpoczynek, np. kącik z wygodnymi fotelami czy ekspres do kawy.
• Wprowadź efektywny system do zarządzania biurkami. Przyjście do biura, gdzie wszystkie miejsca są zajęte, może być dla pracownika bardzo frustrujące.
• Zwróć uwagę na akustykę. Hałas znacząco utrudnia pracę. Jeśli to konieczne, zastosuj np. panele akustyczne (w tym wolnostojące), aby zredukować hałas w otwartej przestrzeni.

Zalety wynajmu biura o mniejszej powierzchni

Małe biuro ma swoje zalety. Oznacza łatwiejszy kontakt pomiędzy poszczególnymi pracownikami i działami. Sprzyja to integracji i spontanicznej wymianie myśli.

Wynajem biura o niewielkiej powierzchni może się więc sprawdzić – pod warunkiem, że zadbasz o komfort i dogodne warunki pracy dla pracowników. Wykorzystaj kreatywne rozwiązania na urządzenie ergonomicznego biura, a zapewnisz sobie niższe koszty bez utraty produktywności firmy.