Add-on factor – co to jest i jak go obliczyć?

Jednym z kluczowych pojęć, którego zrozumienie decyduje o świadomym podejmowaniu decyzji najmu, jest add-on factor. Wyobraźmy sobie sytuację: firma wynajmuje biuro o powierzchni 200 metrów kwadratowych, ale w umowie i na fakturze widnieje opłata za 230 metrów. Skąd ta różnica? Odpowiedź kryje się właśnie we współczynniku add-on factor, znanym również jako współczynnik powierzchni wspólnych.

Zignorowanie wskaźnika może prowadzić do niedoszacowania całkowitych kosztów najmu (TCO – Total Cost of Occupancy), zwłaszcza przy długoterminowych umowach. Zrozumienie mechanizmu, który za nim stoi, pozwala nie tylko na precyzyjne planowanie finansowe, ale także na bardziej efektywne prowadzenie rozmów z wynajmującym.

Czym jest add-on factor? Definicja i podstawowe założenia

Add-on factor to procentowy wskaźnik określający, jaką część wspólnych przestrzeni budynku dolicza się do powierzchni wynajmowanej przez najemcę na wyłączność. W praktyce oznacza to, że najemca płaci nie tylko za swoje biuro (powierzchnię netto), ale również za proporcjonalny udział w utrzymaniu i korzystaniu z recepcji budynkowej, holi windowych i klatek schodowych , korytarzy, wspólnych toalet, tarasów,   czy innych części wspólnych, przeznaczonych do użytku wszystkich najemców z budynku. ..

Aby w pełni go zrozumieć, należy rozróżnić dwa fundamentalne pojęcia:

• Powierzchnia najmu netto (Net Leasable Area – NLA): To przestrzeń przeznaczona do wyłącznego użytku najemcy. Jest to faktyczna powierzchnia biura, mierzona „od ściany do ściany”, którą firma fizycznie zajmuje i w której prowadzi swoją działalność.
• Powierzchnia najmu brutto (Gross Leasable Area – GLA): To powierzchnia netto (NLA) powiększona o udział w powierzchniach wspólnych. To właśnie ta wartość stanowi podstawę do naliczania zarówno czynszu bazowego, jak i opłat eksploatacyjnych.

Klucz do precyzji: Standardy pomiaru powierzchni (BOMA, PN-ISO)

Definicje NLA i GLA brzmią prosto, ale ich precyzyjne wyznaczenie w praktyce jest złożone. Kluczowe pytanie brzmi: według jakiej normy mierzona jest powierzchnia? Różne standardy w odmienny sposób klasyfikują, co jest powierzchnią najmu, a co powierzchnią wspólną. Sposób pomiaru bezpośrednio wpływa na ostateczną wartość współczynnika add-on factor.

Na rynku nieruchomości komercyjnych funkcjonuje kilka głównych standardów pomiaru, a profesjonalna umowa najmu zawsze powinna powoływać się na jeden z nich. Najważniejsze to:

• BOMA (Building Owners and Managers Association): To najpopularniejszy i najczęściej stosowany standard na polskim i międzynarodowym rynku biurowym. Norma BOMA precyzyjnie definiuje, które elementy architektoniczne wlicza się do powierzchni najmu, a które do powierzchni wspólnych, zapewniając transparentność i porównywalność między budynkami.
• RICS (Royal Institution of Chartered Surveyors): Standard brytyjski, również ceniony na arenie międzynarodowej.
• PN-ISO 9836:2015-12: Polska Norma, która jest często stosowana, ale jej definicje mogą różnić się od standardów BOMA, co ma znaczenie przy porównywaniu ofert.

Najemca, nie wiedząc, według jakiej normy wykonano pomiary, nie jest w stanie w pełni zweryfikować poprawności obliczeń przedstawionych przez wynajmującego. Dlatego sprawdzenie tego zapisu w umowie jest jednym z pierwszych kroków w procesie analizy oferty.

Add-on factor budynkowy a piętrowy – czym się różnią?

Sprawę dodatkowo komplikuje fakt, że w nowoczesnych biurowcach często stosuje się dwustopniowe naliczanie współczynnika. Wyróżniamy:

1. Building add-on factor (współczynnik budynkowy): Odnosi się do powierzchni wspólnych dla wszystkich najemców w budynku, takich jak główne lobby, recepcja, windy czy pomieszczenia techniczne.
2. Floor add-on factor (współczynnik piętrowy): Dotyczy powierzchni wspólnych na konkretnym piętrze, z których korzystają tylko najemcy tego piętra. Są to na przykład korytarze piętrowe, wspólne toalety czy aneksy kuchenne.

To rozróżnienie jest istotne, ponieważ każde piętro może mieć nieco inny wskaźnik. Piętro z dużą, wspólną strefą relaksu i kilkoma aneksami kuchennymi będzie miało wyższy floor add-on factor niż piętro, gdzie do dyspozycji jest jedynie korytarz i toalety. W efekcie, dwie firmy wynajmujące biura o identycznej powierzchni netto w tym samym budynku, ale na różnych piętrach, mogą płacić za różną powierzchnię brutto.

Jak obliczyć add-on factor?

Kalkulacja współczynnika opiera się na prostym wzorze matematycznym. Chociaż najemca rzadko kiedy dokonuje tych obliczeń samodzielnie – zazwyczaj otrzymuje gotową wartość od zarządcy nieruchomości – warto znać metodologię.

Wzór na add-on factor dla całego budynku wygląda następująco:

Add-on Factor (%) = (Całkowita powierzchnia wspólna w budynku / Całkowita powierzchnia najmu netto w budynku) x 100%

Przeanalizujmy to na przykładzie. Załóżmy, że mamy biurowiec, w którym:

• Całkowita powierzchnia najmu netto (suma wszystkich biur) wynosi 10 000 m².
• Całkowita powierzchnia wspólna (lobby, korytarze, itp.) wynosi 1 200 m².

Obliczenie współczynnika: Add-on Factor = (1 200 m² / 10 000 m²) x 100% = 12%

Dla najemcy, który chce wynająć biuro o powierzchni 300 m² netto, powierzchnia brutto (GLA), od której naliczany będzie czynsz i opłaty, wyniesie: Powierzchnia najmu brutto = 300 m² x (1 + 0,12) = 336 m²

Najemca, mimo że fizycznie korzysta z 300 m² biura, będzie płacił za 336 m².

Co wpływa na wysokość współczynnika i czego nie powinien on obejmować?

Wartość add-on factor różni się znacząco w zależności od budynku. Kluczowe czynniki to:

• Architektura i efektywność budynku: Obiekty o zwartej bryle, z centralnie umieszczonym trzonem komunikacyjnym, cechują się niższym współczynnikiem. Projekty rozległe i nieregularne generują więcej powierzchni wspólnej.
• Klasa i udogodnienia: Biurowce klasy A oferują imponujące lobby, strefy relaksu czy centra konferencyjne. Te udogodnienia podnoszą prestiż, ale powiększają powierzchnię wspólną, co skutkuje wyższym add-on factor. W budynkach niższej klasy, gdzie takie dodatki są ograniczone, współczynnik jest przeważnie niższy. Przeczytaj kompleksowy poradnik klasyfikacji biurowców.
• Model najmu: W budynkach typu multi-tenant (wielu najemców) precyzyjny podział kosztów jest koniecznością.

Co nie powinno być wliczane do powierzchni wspólnych?

Świadomy najemca powinien wiedzieć, że istnieją elementy, które zgodnie z dobrymi praktykami i standardami (np. BOMA) nie powinny obciążać jego portfela. Do powierzchni wspólnych, za które płacą najemcy, z reguły nie wlicza się:

• Zewnętrznych klatek schodowych i dróg ewakuacyjnych.
• Miejsc parkingowych (zarówno podziemnych, jak i naziemnych).
• Powierzchni zajmowanych wyłącznie przez administrację budynku.
• Powierzchni innych najemców.
• Powierzchni wynajmowanych komercyjnie innym podmiotom (np. kawiarnia, kiosk czy paczkomat w lobby).

Krytyczna ocena, czy przedstawiony współczynnik jest uczciwie skalkulowany, jest ważnym elementem procesu decyzyjnego.

Wpływ add-on factor na całkowite koszty najmu

Bagatelizowanie współczynnika add-on factor to poważny błąd, ponieważ jego wpływ na budżet jest podwójny. Opłaty eksploatacyjne (service charge) również są naliczane od powierzchni brutto (GLA). To oznacza, że wyższy współczynnik to nie tylko droższy czynsz, ale także wyższe opłaty za media, ochronę, sprzątanie części wspólnych i zarządzanie nieruchomością.

Rozważmy przykładowy scenariusz. Firma planuje wynająć biuro 500 m² netto na 5 lat. Porównuje dwie oferty:

• Czynsz bazowy: 15 EUR/m²
• Opłaty eksploatacyjne: 4,5 EUR/m²
• Biurowiec A: Add-on factor = 7% (bardzo efektywny)
• Biurowiec B: Add-on factor = 14% (dużo części wspólnych)

Obliczenia dla Biurowca A (współczynnik 7%):

• Powierzchnia brutto: 500 m² x 1,07 = 535 m²
• Miesięczny koszt (czynsz + opłaty): 535 m² x (15 EUR + 4,5 EUR) = 535 m² x 19,5 EUR = 10 432,5 EUR
• Całkowity koszt przez 5 lat (60 miesięcy): 625 950 EUR

Obliczenia dla Biurowca B (współczynnik 14%):

• Powierzchnia brutto: 500 m² x 1,14 = 570 m²
• Miesięczny koszt (czynsz + opłaty): 570 m² x (15 EUR + 4,5 EUR) = 570 m² x 19,5 EUR = 11 115 EUR
• Całkowity koszt przez 5 lat (60 miesięcy): 666 900 EUR

Różnica w całkowitym koszcie najmu między tymi dwoma budynkami wynosi ponad 40 000 EUR. Ta kwota pokazuje prawdziwą skalę finansową problemu i dowodzi, że add-on factor jest ważnym parametrem o znaczeniu dla budżetu firmy.

Negocjowanie add-on factor

Współczynnik add-on factor jest z reguły nienegocjowalny, ponieważ wynika z fizycznej architektury budynku oraz przyjętego standardu pomiaru i jest stosowany jednolicie dla wszystkich najemców.

Jednakże, świadomość jego wysokości staje się argumentem do negocjowania innych, elastycznych warunków komercyjnych. Wiedza ta pozwala wyrównać całkowity koszt najmu. Najemca, widząc wysoki współczynnik, może zasadnie argumentować za:

• Obniżeniem stawki czynszu bazowego: „Państwa współczynnik to 15%, co znacząco podnosi moje całkowite koszty. Aby oferta była konkurencyjna, oczekuję niższej stawki za m², która zrekompensuje tę różnicę”.
• Zwiększeniem wkładu wynajmującego w aranżację biura (fit-out contribution).
• Wydłużeniem okresów bezczynszowych (rent-free periods).

Wiedza o add-on factor zmienia dynamikę negocjacji. Zamiast biernie akceptować warunki, najemca staje się aktywnym partnerem, który potrafi precyzyjnie ocenić realną wartość oferty.

Praktyczna checklista dla najemcy – na co zwrócić uwagę w umowie?

Przed podpisaniem umowy najmu, warto przeanalizować ją pod kątem zapisów dotyczących powierzchni, używając poniższej listy kontrolnej:

• Wartość współczynnika: Czy w umowie jest podana dokładna, procentowa wartość współczynnika add-on factor (lub obu, jeśli stosuje się podział na budynkowy i piętrowy)?
• Standard pomiaru: Czy umowa precyzuje, według jakiej normy (np. BOMA 2017, PN-ISO) mierzono powierzchnię?
• Załącznik graficzny: Czy do umowy dołączono rzut architektoniczny z wyraźnie zaznaczoną powierzchnią najmu netto (NLA) oraz wyszczególnieniem części wspólnych?
• Klauzula o zmianie: Czy umowa zawiera klauzulę o możliwości i warunkach zmiany współczynnika w przyszłości (np. po przebudowie budynku)?
• Podstawa naliczania opłat: Czy zarówno czynsz, jak i opłaty eksploatacyjne są naliczane od tej samej powierzchni brutto (GLA)?

Przyszłość add-on factor w dobie biur elastycznych

W elastycznym modelu wynajmu i coworkingu, tradycyjny add-on factor często traci na znaczeniu. Najemca płaci jedną, zryczałtowaną stawkę „za stanowisko” lub „za biuro serwisowane”, która już zawiera w sobie wszystkie koszty: czynsz, media, sprzątanie, a także dostęp do rozbudowanych części wspólnych (kuchni, stref relaksu, sal konferencyjnych). Choć współczynnik nie jest jawnie komunikowany, jego idea jest zaszyta w cenie usługi. To pokazuje ewolucję rynku w kierunku upraszczania modeli rozliczeniowych, choć w segmencie tradycyjnych najmów add-on factor pozostaje niezmiennie kluczowym parametrem.

Podsumowanie: Świadomy najemca to silniejszy partner

Współczynnik add-on factor nie jest ukrytą opłatą, lecz integralnym i standardowym elementem kalkulacji czynszu. Odzwierciedla on prostą zasadę, że każdy najemca, korzystając z części wspólnych budynku, powinien partycypować w kosztach ich budowy i utrzymania.

Najemca, który rozumie, czym jest add-on factor, wie, według jakich standardów powinien być liczony i jaki ma wpływ na całość kosztów, zyskuje potężne narzędzie. Może precyzyjniej porównywać oferty, realistycznie budżetować wydatki i prowadzić merytoryczne negocjacje.