Fit-out biura: na koszt właściciela czy najemcy? Analiza opcji finansowania

Planujesz wynająć nowe biuro i zastanawiasz się, kto powinien pokryć koszty jego wykończenia?

Fit-out biura to jeden z elementów negocjacji przy umowie najmu. Warto dobrze zrozumieć dostępne modele finansowania, ich zalety i ograniczenia. Sprawdź, jakie masz opcje i na co zwrócić szczególną uwagę, aby wynegocjować jak najlepsze warunki.

Czym jest fit-out biura i co obejmuje?

Fit-out biura to proces adaptacji przestrzeni biurowej do indywidualnych potrzeb najemcy. Jego celem jest stworzenie wygodnego, ergonomicznego środowiska pracy, które odpowiada specyfice działalności firmy. Zakres prac bywa różny – czasem dotyczy jedynie podstawowego standardu wykończenia, innym razem obejmuje kompleksowe aranżacje, łącznie z meblowaniem i brandingiem przestrzeni.

Fit-out biura może obejmować szereg prac: od wykonania instalacji elektrycznych i klimatyzacji, przez budowę ścianek działowych, montaż sufitów podwieszanych, aż po wykończenie podłóg, malowanie ścian i często także dostosowanie układu funkcjonalnego przestrzeni.

Kto standardowo płaci za aranżację biura?

Umowa najmu biura powinna zawierać zasady finansowania fit-out.

Pełne koszty może wziąć na siebie zarówno najemca, jak i wynajmujący. Często wynajmujący oferuje również wsparcie finansowe najemcy w postaci budżetu na wykończenie (fit-out allowance) lub okresów bezczynszowych (rent-free).

W praktyce rynkowej model finansowania zależy od wielu czynników, m.in. siły negocjacyjnej stron, stanu technicznego lokalu czy długości trwania umowy najmu.

Model 1: Fit-out w pełni na koszt najemcy – zalety i wady

W modelu, w którym to najemca finansuje całość prac, zyskujesz większą kontrolę nad projektem. Możesz dostosować przestrzeń do swoich potrzeb, wybierając materiały, rozwiązania techniczne i standard wykończenia.

Zalety tego rozwiązania:

• Większa swoboda aranżacji, lepsza kontrola nad kosztami i harmonogramem prac
• Niższy czynsz bazowy
  (Wynajmujący nie inwestuje własnych środków w wykończenie lokalu, nie „wkalkuluje” więc tych kosztów w wysokość czynszu. Innymi słowy, najemca unika ukrytego kosztu amortyzacji fit-outu w miesięcznych opłatach).
• Lepsza pozycja negocjacyjna w innych obszarach
• Brak ryzyka narzucenia standardu wykończenia

Wady:

• Wysokie początkowe koszty inwestycyjne.
• Ryzyko, że inwestycja nie zwróci się w przypadku przedwczesnego zakończenia najmu.
• Konieczność zaangażowania zasobów wewnętrznych lub zewnętrznych w zarządzanie projektem fit-out.

Jeżeli nie dysponujesz odpowiednim budżetem lub nie planujesz długoterminowego najmu w danej lokalizacji, ten model może być dla Ciebie ryzykowny.

Model 2: Fit-out finansowany przez właściciela – jak to działa?

Wynajmujący oferują często wsparcie w finansowaniu aranżacji biura. Najpopularniejsze formy to:

• Fit-out allowance – właściciel przyznaje najemcy określony budżet na wykończenie biura. Środki te mogą być wydatkowane według ustalonych zasad (np. zgodnie z zaakceptowanym projektem).
• Landlord’s contribution – wynajmujący samodzielnie realizuje prace na podstawie ustalonego zakresu.
• Okresy bezczynszowe (rent-free) – w zamian za własne sfinansowanie fit-outu najemca przez pewien czas nie płaci czynszu. Pozwala mu to odzyskać część poniesionych nakładów.

Takie rozwiązania pozwalają ograniczyć Twoje bezpośrednie wydatki i poprawić płynność finansową na początku najmu.

Budżet na wykończenie (fit-out allowance) – na co zwrócić uwagę?

Jeśli w umowie przewidziano fit-out allowance, warto dokładnie przyjrzeć się warunkom jego przyznania i wykorzystania.

Kluczowa jest realna wysokość kwoty wsparcia i czy wystarczy ona na zaplanowaną aranżację. Niekiedy okazuje się, że przydzielony budżet pokrywa jedynie podstawowe prace, a nie całość inwestycji.

Istotne jest również, jakie koszty kwalifikują się do refundacji: czy są to wyłącznie roboty budowlane, czy także wyposażenie wnętrz, instalacje specjalistyczne, meble itd.

Równie ważne są zasady rozliczenia, np.:

• czy wymagane są faktury,
• czy środki wypłacane są z góry, czy po zakończeniu prac,
• co dzieje się z niewykorzystaną częścią budżetu: czy istnieje możliwość przeznaczenia jej na inne cele związane z lokalem lub najmem.

Okresy bezczynszowe jako forma partycypacji właściciela w kosztach

Inną popularną formą partycypacji właściciela w kosztach fit-outu są okresy bezczynszowe (rent-free).

W praktyce oznacza to, że przez ustalony czas, np. 3-6 miesięcy, nie płacisz czynszu, mimo że masz już dostęp do biura. Długość okresu bezczynszowego jest uzależniona od wielu czynników, w tym od długości trwania umowy najmu oraz zakresu inwestycji po stronie najemcy.

Z punktu widzenia wynajmującego to sposób na zachęcenie najemcy do samodzielnego sfinansowania fit-outu, bez konieczności angażowania własnych środków. Dla najemcy zaś to szansa na zmniejszenie kosztów wejścia do nowego biura i odzyskanie części wydatków poniesionych na aranżację przestrzeni.

Negocjowanie warunków fit-outu w umowie najmu – kluczowe punkty

Negocjując warunki umowy najmu biura, nie ograniczaj się wyłącznie do wysokości czynszu. Równie ważne są:

• zakres i standard wykończenia biura przed przekazaniem,
• wysokość fit-out allowance lub inne formy wsparcia,
• harmonogram realizacji prac adaptacyjnych,
• warunki rozliczenia,
• ustalenia dotyczące ewentualnych prac przywracających lokal do stanu pierwotnego po zakończeniu najmu.

Jaki model finansowania fit-outu wybrać?

Wybór modelu finansowania fit-outu powierzchni biurowej zależy przede wszystkim od Twoich możliwości finansowych, planowanego czasu najmu i strategii rozwoju firmy.

Jeśli dysponujesz odpowiednim budżetem i zależy Ci na maksymalnej swobodzie aranżacji, możesz rozważyć samodzielne sfinansowanie prac. Jeżeli jednak chcesz ograniczyć inwestycje początkowe, warto negocjować budżet na wykończenie biura lub okres bezczynszowy.

Każde rozwiązanie ma swoje plusy i minusy. Ważne jest świadome podejście do negocjacji i uwzględnienie wszystkich kosztów aranżacji biura w długoterminowym planie działania.