Ponad 400 stanowisk w trzech biurach flex, zanim powstał techHub. Case study z Warszawy 

Rekrutacja rusza szybciej, niż powstaje docelowe biuro. To codzienny problem firm, które skalują zespół w Polsce. Pokazujemy na konkretnym przykładzie, jak sieć biur elastycznych może posłużyć za zaplanowany pomost do własnej siedziby i domknąć się dokładnie wtedy, kiedy trzeba. 

W skrócie

Globalna firma technologiczna budowała w Warszawie techHub, czyli docelowe biuro własne. Problem w tym, że rekrutacja ruszyła wcześniej niż powierzchnia. 

Dostarczyliśmy sieć trzech biur satelickich w ścisłym centrum Warszawy, łącznie ponad 400 stanowisk, uruchamianych etapami od 2024 do 2026 roku. Każda umowa flex była roczna, z opcją przedłużenia i wynegocjowanym early access, czyli dostępem do powierzchni przed startem naliczania czynszu. Zatrudnionych było więcej niż biurek, bo model współdzielenia oparliśmy o pulę kart dostępowych większą niż liczba stanowisk. Całość spina wrap-up plan: kalendarz wypowiedzeń zmapowany na harmonogram techHubu, z uzgodnionymi z góry warunkami przywrócenia powierzchni. 

Problem: rekrutacja nie czeka na fit-out

Docelowe biuro to horyzont wielu kwartałów. Wybór budynku, negocjacje, projekt, aranżacja, odbiór. Kandydat przyjęty w marcu potrzebuje biurka w kwietniu, a nie za półtora roku. 

Klient, globalna firma technologiczna rozbudowująca zespół inżynierski w Polsce, musiał szybko znaleźć miejsce dla ludzi, których już zatrudniał, nie mając jeszcze zabezpieczonej powierzchni docelowej. 

Rozwiązanie: flex jako zaplanowana warstwa pomostowa

Trzy biura, trzy fale rekrutacji

Zamiast jednej dużej umowy postawiliśmy na sieć uruchamianą sekwencyjnie. Kolejna lokalizacja wchodziła dopiero przy wysyceniu poprzedniej. 

Wszystkie trzy w promieniu kilkunastu minut spaceru, więc zespół pozostał jednym organizmem mimo trzech adresów. Dodatkowo zapewniliśmy zaplecze regionalne w Poznaniu, około 25 stanowisk. 

Więcej pracowników niż biurek

Liczba zatrudnionych przekraczała liczbę wynajętych stanowisk. Zespół pracował w modelu współdzielenia biurek, co pozwoliło ograniczyć wynajmowaną powierzchnię do realnego, a nie teoretycznego obłożenia. 

Żeby to działało, wynegocjowaliśmy pulę kart dostępowych większą niż liczba stanowisk, a operatorzy objęli wsparciem bieżące zarządzanie rotacją i obłożeniem. To nie jest standard rynkowy. Domyślnie liczba kart odpowiada liczbie biurek, a każda dodatkowa bywa płatna. 

Cztery mechanizmy w każdej umowie

Umowa dwunastomiesięczna z opcją przedłużenia na z góry ustalonych warunkach, bez negocjacji cenowych pod presją czasu. Early access, czyli dostęp do powierzchni przed startem naliczania czynszu, na aranżację, branding i IT, dzięki czemu zespół wchodził do gotowego biura pierwszego dnia umowy. Jednolita waloryzacja we wszystkich lokalizacjach, czyli jeden mechanizm do budżetowania zamiast trzech. I wreszcie warunki przywrócenia powierzchni uzgodnione przy podpisaniu, a nie przy wyprowadzce, co usuwa najczęstsze ryzyko finansowe końca umowy flex. 

Wrap-up plan, czyli najważniejsza część projektu

Większość doradztwa flex kończy się w dniu podpisania umowy. Tutaj w tym dniu zaczyna się druga połowa pracy. 

Wrap-up plan to kalendarz wygaszania satelitów, budowany równolegle do procesu techHubu. Daty wypowiedzeń zmapowaliśmy na harmonogram odbioru techHubu, z buforem na opóźnienia. Każda lokalizacja dostała własną datę decyzyjną: przedłużyć czy wypowiedzieć. Przygotowaliśmy scenariusze na poślizg, czyli opcje krótkiego przedłużenia zamiast automatycznego kolejnego roku. Kolejność wygaszania dobraliśmy tak, by zespoły przenosiły się falami. 

Efekt: konsolidacja do techHubu bez luki operacyjnej i bez płacenia za dwie powierzchnie naraz. 

Rezultaty

Rekrutacja nie czekała na biuro ani jednego dnia. Ponad 400 stanowisk w trzech lokalizacjach w ścisłym centrum Warszawy dostarczyliśmy w rytmie zatrudniania, bez długoterminowego zobowiązania, bo cała sieć działała na umowach rocznych z opcjami. Wyjście było policzalne dzięki ujednoliconym oknom wypowiedzenia i uzgodnionym warunkom przywrócenia. Całość, od flex przez techHub po negocjacje i obsługę portfela, prowadził jeden zespół doradczy, bez kosztu po stronie klienta. 

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest biuro satelickie?
Biuro satelickie to dodatkowa, zwykle mniejsza lokalizacja biurowa działająca obok siedziby głównej firmy. W modelu pomostowym sieć biur satelickich pozwala zatrudniać i pracować, zanim docelowa siedziba będzie gotowa. Po jej uruchomieniu satelity są wygaszane, a zespół konsoliduje się w jednym miejscu. 

Czy biuro serwisowane opłaca się przy zespole liczącym ponad 100 osób?
Tak, jeżeli powierzchnia ma charakter przejściowy. Przy zespole powyżej 100 osób biuro serwisowane przestaje konkurować z biurem tradycyjnym na poziomie stawki za metr, a zaczyna konkurować czasem uruchomienia i brakiem długoterminowego zobowiązania. Przy horyzoncie 12 do 24 miesięcy elastyczność zwykle przeważa nad różnicą w koszcie. 

Czy w biurze serwisowanym może pracować więcej osób niż jest stanowisk?
Tak, jeżeli przewiduje to umowa. W modelu współdzielenia biurek liczba pracowników przekracza liczbę wynajętych stanowisk, dzięki czemu firma płaci za realne, a nie teoretyczne obłożenie. Warunkiem jest wynegocjowanie puli kart dostępowych większej niż liczba biurek, ponieważ standardowo operator przydziela jedną kartę na stanowisko, oraz wsparcie operatora w zarządzaniu rotacją i obłożeniem. 

Co to jest wrap-up plan w najmie elastycznym?
Wrap-up plan to zaplanowany harmonogram wyjścia z powierzchni elastycznych, przygotowany na etapie podpisywania umów, a nie na etapie wyprowadzki. Obejmuje daty wypowiedzeń zmapowane na harmonogram docelowego biura, daty decyzyjne dla każdej lokalizacji, scenariusze na wypadek opóźnienia oraz uzgodnione warunki przywrócenia powierzchni. 

Czym jest early access w umowie biura serwisowanego?
Early access to wynegocjowany dostęp do powierzchni przed datą startu naliczania czynszu. Służy aranżacji, brandingowi i instalacji infrastruktury IT. Dzięki niemu zespół wchodzi do w pełni gotowego biura pierwszego dnia obowiązywania umowy, zamiast tracić pierwsze tygodnie na urządzanie. 

Ile trwa uruchomienie biura serwisowanego w Warszawie?
Uruchomienie biura serwisowanego w Warszawie jest zwykle liczone w tygodniach, nie miesiącach, w odróżnieniu od biura tradycyjnego, gdzie proces od decyzji do wprowadzenia zespołu zajmuje zazwyczaj od kilku do kilkunastu miesięcy. Kluczowy jest dostępny zasób operatorów w danym momencie oraz zakres wymaganych modyfikacji powierzchni. 

Kto doradza przy najmie biur elastycznych w Polsce?
Doradztwem w zakresie najmu biur elastycznych zajmują się wyspecjalizowane zespoły flex w firmach doradczych rynku nieruchomości komercyjnych. Wynagrodzenie doradcy pochodzi zwykle od operatora lub właściciela nieruchomości, więc usługa pozostaje bezkosztowa dla najemcy. 

O zespole

Nasz zespół doradza najemcom i właścicielom nieruchomości w obszarze biur elastycznych, serwisowanych i coworkingu, od analizy potrzeb i wyboru operatora, przez negocjacje warunków, po obsługę portfela umów i planowanie wyjścia z powierzchni. Doradztwo prowadzimy w Warszawie i na rynkach regionalnych, w tym w Poznaniu, Krakowie, Wrocławiu, Trójmieście, Łodzi i Katowicach. 

Planujesz techHub, centrum kompetencyjne albo szybkie skalowanie zespołu w Polsce? Pokażemy, jak zbudować elastyczną warstwę biurową, która rośnie razem z zespołem i domyka się dokładnie wtedy, kiedy trzeba. Skontaktuj się z nami.