PropTech w nowoczesnym biurowcu, czyli technologie smart office, które obniżają koszty dla najemcy

Nowoczesne technologie stanowią dziś jeden z istotnych sposobów na optymalizację kosztów najmu biura.

Smart office może wspierać precyzyjne zarządzanie energią, dostępem, salami spotkań czy obecnością pracowników w biurze. Przeczytaj, które rozwiązania warto brać pod uwagę przy wyborze powierzchni biurowej.

Czym jest PropTech i dlaczego zmienia rynek wynajmu biur w Polsce?

PropTech (property technology) oznacza wykorzystanie nowoczesnych technologii w nieruchomościach. Obejmuje m.in. systemy zarządzania budynkiem, aplikacje dla użytkowników czy analitykę danych o wykorzystaniu powierzchni.

Decyzja o wyborze biura opierała się do niedawna przede wszystkim na lokalizacji, czynszu, standardzie technicznym, kosztach eksploatacyjnych czy dostępności miejsc parkingowych. Do tego rodzaju tradycyjnych aspektów warto dziś dodać jeszcze jeden: technologie smart office, które obniżają koszty.

Dla najemców takie rozwiązania stanowią praktyczne narzędzie kontroli kosztów i poprawy komfortu pracy. Dlatego PropTech dla wynajmujących coraz częściej staje się sposobem na wyróżnienie oferty. Właściciele biurowców konkurują już nie tylko adresem i standardem wykończenia, lecz także tym, jak ich budynek pomaga firmom działać sprawniej i taniej.

3 technologie smart office, które generują największe oszczędności dla najemców

Największą wartość dają technologie, które rozwiązują konkretny problem biznesowy, np.

• zbyt wysokie zużycie energii,
• niewykorzystane biurka,
• puste sale zarezerwowane na wszelki wypadek,
• kolejki przy recepcji,
• ręczne zarządzanie dostępem. 

Inteligentne zarządzanie energią

Inteligentne zarządzanie energią polega na tym, że systemy BMS, czujniki IoT i analityka danych reagują na realne wykorzystanie przestrzeni, a nie na sztywne harmonogramy.

W smart office:

• oświetlenie dostosowuje się do obecności ludzi i ilości światła dziennego,
• wentylacja pracuje intensywniej tam, gdzie faktycznie odbywają się spotkania, a nie w pustych strefach,
• system HVAC uwzględnia temperaturę zewnętrzną, obłożenie piętra i parametry jakości powietrza.

JLL podaje przykład platformy analizującej dane o obłożeniu i warunkach zewnętrznych, która optymalizuje HVAC i może ograniczać zużycie energii o 20%, przy zachowaniu komfortu użytkowników.

Aplikacje do rezerwacji biurek i sal spotkań

Według raportu Grant Thornton:

• 55% dużych i średnich firm w Polsce nadal pozwala pracownikom biurowym na pracę zdalną, ale coraz częściej wymaga regularnej obecności w biurze.
• 18% firm oczekuje pracy z biura przez 4-10 dni w miesiącu, a 27% przez 10-15 dni.

Model hybrydowy stworzył nowy problem: biuro bywa jednocześnie za duże i za małe. Za duże w poniedziałki i piątki, gdy duża część zespołu pracuje z domu. Za małe w środy, gdy pracownicy chcą spotkać się z klientami czy zsynchronizować projekty. Dla najemców oznacza to konieczność zarządzania zmienną frekwencją.

Aplikacje do rezerwacji biurek, sal spotkań czy miejsc parkingowych zapewniają komfort pracownikom, którzy rezerwują miejsca z poziomu telefonu.

Pomagają także zebrać dane na temat tego, jakie jest faktyczne obłożenie biura. Na tej podstawie mogą zapaść optymalne decyzje zarządcze. W dłuższej perspektywie dane z takich aplikacji mogą wspierać renegocjację umowy, decyzję o podnajmie części powierzchni albo zmianę układu biura bez kosztownej przeprowadzki.

Zintegrowana kontrola dostępu i wirtualne recepcje

Kontrola dostępu w inteligentnym biurowcu, poza standardową kartą wejściową, może obejmować m.in.:

• aplikację mobilną,
• kody QR dla gości,
• integrację z kalendarzem spotkań,
• automatyczne nadawanie uprawnień,
• wirtualną recepcję.

Dla użytkownika to duża wygoda, zaś dla firmy – mniej ręcznej administracji, większe bezpieczeństwo i lepsza kontrola przepływu osób.

Dzięki nowoczesnym technologiom w biurowcach spotkanie z klientem może wyglądać następująco:

1. Gość otrzymuje zaproszenie z kodem QR.
2. System wie, na które piętro może wjechać.
3. Recepcja nie musi drukować przepustki.
4. Gospodarz spotkania dostaje powiadomienie o jego przybyciu.
5. Po zakończeniu spotkania dostęp automatycznie wygasa.

Takie rozwiązanie, pod warunkiem odpowiedniego zintegrowania poszczególnych systemów, ogranicza liczbę błędów, skraca obsługę wejść i poprawia doświadczenie gości.

Tradycyjny wynajem biura a przestrzenie coworkingowe – gdzie PropTech działa najlepiej?

Przestrzenie coworkingowe i flex office były naturalnym „laboratorium” dla PropTechu. Od początku musiały obsługiwać:

• zmienną liczbę użytkowników,
• krótkie umowy,
• rezerwacje sal,
• płatności,
• dostęp 24/7,
• wysoki standard doświadczenia.

W takim modelu technologia jest warunkiem sprawnego działania całej przestrzeni. Dlatego w coworkingach najszybciej rozwinęły się aplikacje użytkownika, automatyczna kontrola dostępu, systemy rezerwacji czy narzędzia do zarządzania elastycznym obłożeniem.

Dziś te rozwiązania coraz mocniej przenikają także do tradycyjnych biurowców, w których firmy podpisują długie umowy najmu i budują własne, stałe siedziby. Różnica polega na tym, że w klasycznym biurze PropTech odpowiada na nieco inne potrzeby. Poza elastycznością i obsługą rotacji użytkowników, ważne są tu także: kontrola kosztów, bezpieczeństwo, dane o wykorzystaniu powierzchni i komfort codziennej pracy zespołu.

PropTech funkcjonuje więc obecnie zarówno w coworkingach, jak i w tradycyjnych biurach.

• W przestrzeniach flex wspiera szybkie skalowanie i wygodę użytkowników.
• W nowoczesnych biurowcach z długimi umowami staje się elementem przewagi konkurencyjnej – zarówno dla właściciela budynku, jak i dla najemcy, który chce zarządzać biurem bardziej świadomie.

Czy opłaca się przenieść firmę do inteligentnego biurowca?

Przeprowadzka do inteligentnego biurowca opłaca się wtedy, gdy technologia przekłada się na konkretny rachunek biznesowy:

• niższe zużycie energii,
• lepsze wykorzystanie biurek,
• mniej pustych sal,
• sprawniejsza obsługa gości,
• wiarygodniejsze dane ESG.

Nie oznacza to, że każda firma powinna automatycznie wybierać najbardziej zaawansowany smart office. Najpierw trzeba zrozumieć własny model pracy:

• Czy i jak zespół pracuje hybrydowo?
• Czy firma planuje wzrost zatrudnienia?
• Czy koszty energii są istotnym elementem budżetu?
• Czy biuro ma wspierać powrót pracowników, czy raczej być miejscem spotkań, projektów i integracji?

Smart office jest zwykle dobrym narzędziem do zarządzania biurem jak zasobem biznesowym. Inteligentny biurowiec pozwala firmie płacić za to, czego naprawdę używa, szybciej reagować na zmiany i budować środowisko pracy dopasowane do współczesnych zespołów.