Dyrektywa CSRD a wynajem biura. Jak wybór biurowca wpłynie na raportowanie ESG Twojej firmy?

Odpowiednie biuro może stanowić jeden z istotnych elementów strategii zrównoważonego rozwoju. Dane dotyczące zużycia energii i wody, emisji, odpadów czy komfortu pracy mają znaczenie w sprawozdawczości, audytach, przetargach i rozmowach z inwestorami. Przeczytaj, jak dokładnie wybór biurowca wpływa na raportowanie ESG Twojej firmy.

Co dyrektywa CSRD oznacza dla najemców powierzchni biurowych w Polsce?

CSRD to unijna dyrektywa dotycząca sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju. Nakłada na wybrane firmy obowiązek raportowania tego, jak ich działalność wpływa na środowisko, ludzi i otoczenie biznesowe.

Raportowanie ma odbywać się według europejskich standardów ESRS. Dzięki temu dane ESG mają być porównywalne, mierzalne i możliwe do weryfikacji.

Pierwsze spółki objęte CSRD zaczęły stosować nowe zasady za rok obrotowy 2024, czyli w raportach publikowanych w 2025 roku. Później jednak pojawił się pakiet uproszczeń Omnibus I oraz dyrektywa „stop-the-clock”, które:

• odroczyły wejście obowiązków dla kolejnych grup przedsiębiorstw, 
• zawęziły zakres firm objętych obowiązkiem raportowania
  (przede wszystkim do największych jednostek, zatrudniających ponad 1000 pracowników oraz osiągających przychody netto ze sprzedaży powyżej 450 mln euro rocznie).

Część średnich i dużych firm może więc zyskać więcej czasu albo finalnie wypaść z bezpośredniego obowiązku raportowania według CSRD. Odroczenie nie jest jednak anulowaniem kierunku zmian. 

Dla najemców powierzchni biurowych ma to wciąż duże znaczenie. Biuro jest jednym z miejsc, w których powstają dane potrzebne do raportowania ESG. Jeśli więc firma podpisuje dziś umowę najmu na 5 czy 10 lat, decyduje tym samym, czy przez kolejne lata będzie miała dostęp do wiarygodnych danych środowiskowych.

Dlaczego warto myśleć o ESG nawet bez obowiązku prawnego?

Brak formalnego obowiązku raportowania nie oznacza, że firma nie będzie pytana o ESG.

• Duzi klienci mogą wymagać takich danych w przetargach.
• Banki mogą analizować je przy finansowaniu.
• Inwestorzy coraz częściej zwracają uwagę na ryzyka klimatyczne, efektywność energetyczną i jakość zarządzania.

Dobrowolne raportowanie może więc stać się istotną przewagą konkurencyjną.

Zielone biura a ślad węglowy. Jak certyfikowane budynki obniżają zużycie energii i koszty operacyjne?

Certyfikowany biurowiec to budynek, który został oceniony według określonych kryteriów: od efektywności energetycznej, przez gospodarkę wodą i odpadami, po jakość środowiska wewnętrznego. 

Na rynku najczęściej funkcjonują certyfikaty BREEAM, LEED i WELL. Każdy z nich zwraca uwagę na nieco inne aspekty, ale wszystkie pomagają ocenić, czy przestrzeń została zaprojektowana w sposób zrównoważony.

Dla najemcy ważne jest to, że certyfikat nie jest wyłącznie deklaracją właściciela. To zewnętrzny system oceny, który porządkuje wymagania wobec budynku i ułatwia porównywanie różnych lokalizacji. Jest pierwszym sygnałem, że budynek ma rozwiązania wspierające środowisko i lepszą jakość pracy.

Certyfikaty biurowców a wskaźniki ESG

Właściciele stosują rozwiązania, które pomagają optymalizować konkretne wskaźniki raportowe: ślad węglowy, zużycie energii na m2, zużycie wody, ilość odpadów czy jakość środowiska pracy.

W nowoczesnych zielonych biurowcach szczególne znaczenie mają m.in.:

• systemy BMS, które monitorują pracę instalacji i pomagają optymalizować zużycie energii,
• energooszczędne oświetlenie LED, efektywna wentylacja, chłodzenie i ogrzewanie,
• podliczniki mediów pozwalające lepiej przypisać zużycie do konkretnego najemcy,
• rozwiązania ograniczające zużycie wody, np. armatura o niskim przepływie czy systemy detekcji wycieków,
• infrastruktura wspierająca segregację odpadów, transport publiczny, rowery,
• dostęp do energii z OZE lub możliwość korzystania z gwarancji pochodzenia.

Takie rozwiązania pomagają również optymalizować wydatki. Mniejsze zużycie energii i wody ogranicza koszty operacyjne, a lepsza kontrola nad instalacjami zmniejsza ryzyko nieprzewidywalnych wzrostów opłat serwisowych. 

Zbieranie danych do raportu ESG. Czego wymagać od operatora i właściciela biura?

Certyfikaty są sygnałem, że budynek przeszedł określoną ocenę. Dla raportowania najważniejsze są jednak wyniki operacyjne. W rozmowie z właścicielem budynku warto ustalić, jakie konkretnie dane i jak często możesz otrzymywać. 

Co powinien obejmować pakiet danych?

• zużycie energii elektrycznej, ciepła i wody, najlepiej w podziale na powierzchnię najemcy i części wspólne,
• udział energii odnawialnej, gwarancje pochodzenia oraz przyjęte współczynniki emisji CO2,
• metodykę alokacji części wspólnych i zasady rozliczania mediów,
• dane o odpadach, najlepiej z podziałem na frakcje i sposób ich zagospodarowania,
• informacje o działaniach poprawiających efektywność budynku oraz ich efektach,
• częstotliwość, format i źródło przekazywanych danych, np. odczyty z liczników, system BMS, raport operatora.

Liczy się nie tylko zakres, ale też jakość: dane powinny być możliwe do porównania rok do roku, przypisane do konkretnej powierzchni i opisane tak, aby dział ESG, finanse czy audytor rozumieli ich źródło.

Zrównoważony wynajem biur a odpowiedzialny wizerunek firmy

Wybór biura na wynajem jest decyzją podejmowaną na lata i widoczną dla pracowników, klientów oraz inwestorów. Dlatego dobrze pokazuje, czy firma rzeczywiście traktuje zrównoważony rozwój poważnie – nie tylko jako wymóg regulacyjny, lecz także jako element zarządzania reputacją.

Ryzyka środowiskowe i raportowe zaczynają grać bardzo istotną rolę. Oprócz czynszu, okresu najmu i możliwości ekspansji najemcy coraz częściej oceniają także: 

• czy budynek pomoże kontrolować koszty operacyjne,
• czy zapewni dane potrzebne do raportowania,
• czy jego standard będzie zgodny z oczekiwaniami centrali, inwestorów albo kluczowych klientów.

Dobrze wybrany biurowiec nie zastąpi pełnej strategii ESG, ale może sprawić, że będzie ona bardziej mierzalna i wiarygodna. A w efekcie stanie się znaczącą przewagą konkurencyjną.