Przyszłość pracy a zapotrzebowanie na biura. Jakie przestrzenie będą potrzebne za 5-10 lat?

Czy w erze pracy zdalnej tradycyjne biura znikną, czy wręcz przeciwnie – zyskają nową, strategiczną rolę? Przyszłość pracy biur to temat, który elektryzuje HR-owców i managerów, a także wynajmujących i najemców powierzchni komercyjnych. Sprawdź, jakie biura będą potrzebne za 5-10 lat i jak przygotować się na nadchodzące zmiany.

Ewolucja modeli pracy. Od biura tradycyjnego po pracę hybrydową i zdalną

Jeszcze dekadę temu standardem była praca od 9:00 do 17:00 w biurze, przy własnym biurku. Pandemia COVID-19 wywróciła ten model do góry nogami. Przyspieszyła transformację cyfrową i otworzyła drogę dla pracy zdalnej i hybrydowej. Dziś wiele firm działa w modelu flex, dając pracownikom możliwość wyboru miejsca pracy.

To jednak dopiero początek. Eksperci przewidują, że za 5-10 lat modele pracy będą jeszcze bardziej elastyczne i spersonalizowane.

Zmiany modeli pracy – przewidywania ekspertów

Według raportu MBO Partners dynamiczny wzrost liczby niezależnych specjalistów i freelancerów w USA sugeruje, że autonomia oraz indywidualne podejście do pracy staną się kluczowe dla przyszłych modeli zatrudnienia.
Future of Jobs Report 2025, publikowany przez World Economic Forum, podaje, że coraz większe znaczenie będą miały takie kompetencje jak elastyczność, odporność na zmianę i zdolność do samodzielnego zarządzania pracą.

W efekcie firmy będą musiały tworzyć środowiska pracy, które wspierają różnorodne style działania oraz budują zaufanie i umożliwiają pracownikom realny wpływ na to, jak i gdzie pracują.

Można się spodziewać, że także Polski nie ominie ten trend. Biuro nie zniknie, ale jego rola się zmieni – będzie miejscem spotkań, współpracy i budowania więzi, a nie codziennym obowiązkiem.

Jak zmieni się zapotrzebowanie na powierzchnię biurową?

Zmniejszenie liczby pracowników obecnych w biurze każdego dnia oznacza, że wielu najemców już teraz analizuje, czy potrzebują tyle samo metrów kwadratowych, co jeszcze niedawno.

W kolejnych latach ten trend się utrzyma, ale nie oznacza to całkowitego spadku popytu. Firmy będą szukały rozwiązań, które pozwolą im optymalizować koszty, a jednocześnie dbać o komfort i zaangażowanie zespołów.

Najprawdopodobniej będziemy obserwować:

• większe zainteresowanie mniejszymi, ale lepiej zaprojektowanymi biurami w atrakcyjnych lokalizacjach,
• wzrost znaczenia przestrzeni elastycznych (flex office, coworki),
• rosnącą rolę satelitarnych biur bliżej miejsca zamieszkania pracowników (hub & spoke).

Projektowanie biur przyszłości. Kluczowe trendy i rozwiązania

Biura przyszłości nie będą jedynie „ładne” – będą przede wszystkim inteligentne, zdrowe i elastyczne. Projektowanie przestrzeni pracy za 5-10 lat będzie koncentrować się na:

• elastyczności aranżacji – modułowe meble, mobilne ściany, strefy łatwe do zmiany funkcji,
• zdrowiu i dobrostanie – lepsza wentylacja, naturalne materiały, strefy relaksu, dostęp do światła dziennego,
• wspieraniu współpracy – przestrzenie do spotkań formalnych i nieformalnych, kreatywne think roomy, rozwiązania sprzyjające interakcjom,
• inteligentnych rozwiązaniach technologicznych – systemy zarządzania przestrzenią w czasie rzeczywistym, czujniki obecności, adaptacyjne oświetlenie i klimatyzacja, aplikacje wspierające rezerwację biurek, sal czy miejsc parkingowych.

Efektywność pracy wciąż pozostanie ważna, ale równie istotne będzie budowanie pozytywnych doświadczeń pracowników.

Funkcjonalność biura za 5-10 lat. Co będzie priorytetem?

Priorytety się przesuwają. Kiedyś najważniejsza była liczba stanowisk pracy. Dziś liczy się to, jak skutecznie przestrzeń wspiera różne formy aktywności i odpowiada na realne potrzeby użytkowników.

Biuro przyszłości stanie się elastyczną platformą – nie tylko do pracy, lecz także do integracji, innowacji i regeneracji. Pracownicy będą oczekiwać, że miejsce pracy dostosuje się do nich, a nie odwrotnie.

Podstawą stanie się tworzenie zróżnicowanych stref:

• pracy indywidualnej w skupieniu,
• intensywnej współpracy zespołowej,
• nieformalnych spotkań,
• odpoczynku.

Przestrzeń będzie wspierać mobilność i umożliwiać szybkie przekształcenie układu biura – z klasycznego open space’u w przestrzeń warsztatową czy miejsce wydarzenia firmowego.

Priorytetem stanie się również adaptowalność. Biuro nie będzie już projektowane na 10 lat „z góry”, lecz jako środowisko, które można zmieniać i dostosowywać niemal z dnia na dzień.

Technologia jako fundament elastycznych przestrzeni pracy

Bez technologii nowoczesne biuro po prostu nie działa. Już dziś standardem stają się systemy do rezerwacji biurek, aplikacje mobilne do zarządzania przestrzenią, czujniki monitorujące wykorzystanie powierzchni czy zintegrowane narzędzia do pracy hybrydowej.

Przyszłość pracy biur będzie jeszcze bardziej smart. Będzie opierać się o zautomatyzowane, zintegrowane z AI systemy, reagujące na potrzeby użytkowników w czasie rzeczywistym. Od zarządzania światłem i klimatem, po personalizację przestrzeni pod konkretne zespoły czy wydarzenia. Technologia stanie się niewidzialnym, ale kluczowym partnerem w codziennym funkcjonowaniu biura.

Rola biura w budowaniu kultury organizacyjnej i współpracy w przyszłości

Choć kadra wielu firm ma dziś możliwość pracy z dowolnego miejsca, to właśnie biuro pełni ważną funkcję w kształtowaniu tożsamości firmy i wzmacnianiu relacji w zespole. Spotkania na żywo, wspólne świętowanie sukcesów, kultura feedbacku – to wszystko łatwiej budować, mając do dyspozycji fizyczną przestrzeń.

Biuro przyszłości stanie się miejscem, do którego chce się wracać. Miejscem, gdzie buduje się zaufanie, dzieli wiedzą i tworzy prawdziwe relacje międzyludzkie. W czasach pracy zdalnej to duża wartość dodana.

Zastanów się, czy Twoja przestrzeń pracy nadąża za zmianami, czy trzyma się kurczowo przeszłości? Jeśli planujesz najem lub zmianę biura, już teraz myśl długofalowo. Szukaj rozwiązań, które odpowiadają na obecne potrzeby, ale są też gotowe na to, co przyniesie przyszłość.