Smart Office: Wpływ inteligentnych technologii na zarządzanie przestrzenią biurową

Inteligentne biura sprawiają, że pracuje się wygodniej, efektywniej i zdrowiej. Po prostu lepiej, a przy tym także oszczędniej i bardziej ekologicznie. Do niedawna postrzegane jako technologiczna nowinka, dzisiaj są już standardem. Po czym poznać Smart Office?

Czym jest Smart Office?

„Nie ma czego się bać, choć definicja inteligentnego biura może trochę przestraszyć. Specjaliści mówią, że to „zaawansowane technologicznie miejsce pracy, które wykorzystuje analizy i połączoną technologię, aby pomóc ludziom pracować wydajniej i wygodniej” czytamy w portalu biznes.interia.pl.

Inteligentne biura najlepiej jest opisać wymieniając, co się na nie składa, a są to m.in.: systemy zarządzania budynkami, rozmaite aplikacje biurowe usprawniające organizację pracy, inteligentne oświetlenie, inteligentne sterowanie temperaturą i wilgotnością powietrza, narzędzia ułatwiające zdalną komunikację, systemy bezpieczeństwa, wirtualna recepcja itd. Technologie smart w biurach są dobrym przykładem tego, w jaki sposób innowacje mogą działać dwutorowo – z jednej strony poprawiając jakość pracy, z drugiej – komfort pracowników, a z trzeciej – pozwalając zaoszczędzić na kosztach eksploatacyjnych.

Systemy zarządzania budynkami (BMS) – klucz do efektywności

Building Management Systems, czyli systemy zarządzania budynkami (w skrócie BMS), odgrywają coraz większą rolę w optymalizacji zarządzania zasobami budynku. Ich stosowanie przekłada się na konkretne korzyści zarówno dla zarządców nieruchomości, jak i ich użytkowników.

BMS są zintegrowanymi rozwiązaniami technologicznymi służącymi do monitorowania i kontrolowania różnych systemów w budynku, a przede wszystkim oświetlenia, ogrzewania, wentylacji, klimatyzacji i systemów bezpieczeństwa. Ich integracja umożliwia nam automatyczne zarządzanie energią. Prowadzi to do znacznego obniżenia kosztów eksploatacyjnych.

Dzięki zastosowaniu zaawansowanych algorytmów, systemy zarządzania budynkami potrafią też analizować dane w czasie rzeczywistym pozwalając płynnie reagować na zmieniające się warunki czy potrzeby użytkowników biura. Na przykład, dzięki automatycznemu dostosowaniu oświetlenia i temperatury powietrza do faktycznego użytkowania poszczególnych pomieszczeń, możliwe jest znaczne ograniczenie zużycia energii.

Dodatkowo, systemy te na bieżąco monitorują i analizują zużycie energii i identyfikują obszary, w których możemy wprowadzić oszczędności.

Aplikacje do rezerwacji przestrzeni – elastyczność w planowaniu

Aplikacje biurowe zyskują na popularności, oferując użytkownikom i zarządzającym wiele korzyści. Wśród nich wysoko cenione są te służące efektywnemu zarządzaniu i wykorzystaniu dostępnych przestrzeni. Dzięki nim możemy szybko i intuicyjnie rezerwować sale konferencyjne, biurka, ale także miejsca parkingowe. Zrobimy to za pomocą kilku kliknięć na smartfonie lub komputerze. Tym sposobem pracownicy mogą łatwiej planować dni pracy w biurze i poza nim. Ta elastyczność jest szczególnie ceniona w hybrydowym modelu pracy.

Inteligentne systemy oświetleniowe – oszczędność energii i komfort pracy

Inteligentne biura to także inteligentne oświetlenie. Korzystając z czujników ruchu i światła dziennego, systemy automatycznie dostosowują intensywność i temperaturę barwową do warunków panujących w pomieszczeniu. Minimalizują one w ten sposób zużycie energii. Bo światło gaśnie, gdy jest niepotrzebne, a światło dzienne jest optymalnie wykorzystywane. I dopiero, gdy jest ono niewystarczające, włącza się światło wewnętrzne.

Zaletą inteligentnych systemów oświetleniowych jest także ich potencjał poprawienia komfortu pracy. Światło i jego jakość mają nie tylko znaczenie dla kondycji naszego wzroku. Odpowiednio dobrana temperatura barwowa – naturalna lub lekko chłodna – potrafi nas zaktywizować, a ciepła – pozwolić odetchnąć, zrobić sobie przerwę. Warto jeszcze wspomnieć, że dzięki integracji z innymi systemami budynkowymi, inteligentne oświetlenie dostarcza dane dotyczące użytkowania energii i efektywności pracy. Zarządcy nieruchomości mogę dzięki temu lepiej planować i zarządzać zasobami budynku.

Inteligentne systemy klimatyzacyjne – optymalizacja środowiska pracy

By dostosować parametry klimatyzacji do bieżących potrzeb w danym pomieszczeniu, inteligentne systemy klimatyzacyjne korzystają z czujników temperatury, wilgotności i jakości powietrza. Reagują one na różne czynniki np. liczbę osób w pomieszczeniu, porę roku i porę dnia, słowem – na warunki zewnętrzne. Zaletą inteligentnych systemów klimatyzacyjnych jest możliwość personalizowania ustawień pozwalających nam indywidualnie dostosować warunki w miejscu pracy. To wygodne rozwiązanie, ponieważ parametry klimatyzacji regulujemy za pomocą aplikacji mobilnej.

Podobnie, jak w przypadku oświetlenia, klimatyzację możemy integrować z innymi systemami zarządzania budynkiem i analizować dane, a to sprzyja optymalizacji i zmniejszeniu zużycia energii. Inteligentne systemy klimatyzacyjne mają także pozytywny wpływ na zdrowie pracowników. Właściwa temperatura i dobra jakość powietrza minimalizują ryzyko wystąpienia chorób związanych z nieodpowiednimi warunkami klimatycznymi.

Przyszłość Smart Office – nowe trendy i innowacje

Jednym z ważniejszych trendów, które wpływają na Smart Office jest coraz szersze zastosowanie Internetu rzeczy (IoT). Umożliwia on łączność i komunikację pomiędzy rozmaitymi urządzeniami i systemami w biurze. Dzięki IoT, wszystkimi elementami składającymi się na środowisko pracy sterujemy centralnie i automatycznie, dostosowując ich działanie do bieżących potrzeb użytkowników i optymalizując przy tym zużycie energii. Swoje zastosowanie w inteligentnych budynkach znajduje również sztuczna inteligencja. Jest szczególnie przydatna w obszarze automatyzacji rutynowych zadań i usprawniania procesów biznesowych. AI może też wspierać zarządzanie kalendarzem i spotkaniami, czyli automatyzować planowanie, optymalizować zasoby biura i czas pracy.

Kolejny trend to zastosowanie w przestrzeni pracy technologii biometrycznych. Systemów wykorzystujących rozpoznawanie twarzy czy odcisków palców stosowanych, które mają swoje zastosowanie w zarządzaniu dostępem do budynków czy jego poszczególnych stref. Oznacza to większe bezpieczeństwo i kontrolę nad przestrzenią biurową.

Przyszłość Smart Office jest obiecująca. Pojawiają się kolejne innowacje, które przekształcają tradycyjne biura w inteligentne, efektywne i przyjazne dla użytkownika przestrzenie. Rozwój technologii podąża przy tym za zmieniającymi się oczekiwaniami pracowników, a także ogólnych trendów, wśród których najistotniejszym wydaje się być zrównoważony rozwój. Dążenie do ograniczania śladu węglowego pozostawianego przez użytkowane budynki biurowe.