Wynajem biura dla firmy IT. Specyficzne wymagania, elastyczne rozwiązania i najlepsze lokalizacje

Szukasz biura dla firmy IT? W branży technologicznej, poza lokalizacją, liczą się też infrastruktura, elastyczność i bezpieczeństwo – zarówno fizyczne, jak i cyfrowe oraz efekt wizualny biura.

Jakie są konkretne potrzeby branży technologicznej? Czym powinno się wyróżniać biuro dla firmy IT i gdzie warto go szukać? Odpowiadamy!

Czym wyróżniają się potrzeby biurowe firm z sektora IT?

Firmy informatyczne mają specyficzne wymagania dotyczące przestrzeni biurowej. Musi ona sprzyjać kreatywności, komunikacji i koncentracji jednocześnie. Potrzebne są więc m.in.:

• strefy do cichej pracy,
• sale konferencyjne z dobrą akustyką,
• wygodne kuchnie i przestrzenie chill-out dla zespołów deweloperskich,
• rozwiązania umożliwiające swobodne przeprojektowanie przestrzeni.
• różnego rodzaju strefy pracy grupowej dopasowane do aktywności zespołów.
• rozwiązania zapewniające odpowiednie natężenie światła dziennego i sztucznego w ciągu dnia i w nocy.
• udogodnienia, które sprzyjają koncentracji na zadaniach i oszczędzają czas specjalistów z branży.

Pracownicy IT często pracują w trybie hybrydowym, dlatego ważna są też elastyczna przestrzeń biurowa oraz systemy, które wspierają zdalne zarządzanie pracą.

Kluczowe wymagania infrastrukturalne dla biura IT

Biuro dla firmy IT musi być przede wszystkim dobrze przygotowane pod względem technologicznym. Co to oznacza w praktyce?

• Stabilne i szybkie łącze internetowe, najlepiej z dwoma niezależnymi dostawcami (światłowód z opcją backupu).
• Zaawansowana sieć LAN/Wi-Fi, możliwość instalacji własnych serwerowni.
• Wydajna klimatyzacja i wentylacja, szczególnie ważne w przestrzeniach z intensywnym użytkowaniem sprzętu.
• Odpowiednia liczba gniazd zasilania i infrastruktura, które pozwalają na pracę z wieloma monitorami czy serwerami.
• Systemy UPS i agregaty prądotwórcze w przypadku większych firm czy centrów danych.
• Wsparcie techniczne i szybka obsługa serwisowa w budynku.
• cyfrowy system sterowania oświetleniem DALI

Dodatkowo coraz częściej liczą się aspekty związane z ekologią. Certyfikaty BREEAM czy LEED mogą stanowić przewagę konkurencyjną i świadczyć o nowoczesnym podejściu do przestrzeni pracy.

Bezpieczeństwo fizyczne i cyfrowe – priorytet dla firm technologicznych

Branża IT operuje danymi – często bardzo wrażliwymi. Biuro powinno więc umożliwiać pełną kontrolę nad ruchem danych, urządzeń oraz personelu.

Bezpieczeństwo biura musi być dwupoziomowe:

• fizyczne, np. kontrola dostępu, monitoring, systemy alarmowe, recepcja 24/7, zabezpieczenia przeciwpożarowe, indywidualne, zamykane szafki do bezpiecznego przechowywania sprzętu i dokumentów przez personel techniczny i projektowy.
• cyfrowe, np. serwerownie z odpowiednim chłodzeniem, środki ochrony przed atakami zewnętrznymi, możliwość izolacji sieciowej np. dla zespołów R&D, wsparcie dla rozwiązań takich jak VPN na poziomie budynku, z opcją wdrożenia i zarządzania własnym, firmowym systemem szyfrowanej komunikacji.

Dla firm z sektora fintech, software house’ów czy startupów pracujących z partnerami międzynarodowymi szczególnie atrakcyjne mogą być obiekty certyfikowane pod kątem cyberbezpieczeństwa.

Elastyczność przestrzeni biurowej. Adaptacja do dynamicznego rozwoju

Branża IT rozwija się szybko, a zespoły potrafią zmieniać się z miesiąca na miesiąc. Firmy informatyczne często rosną skokowo – dziś zatrudniają 20 osób, za rok już 100. I odwrotnie – często istnieje potrzeba nagłej redukcji powierzchni lub jej całkowitego zwrotu. Dlatego tak ważna jest możliwość skalowania przestrzeni biurowej. Przed podpisaniem umowy warto sprawdzić, czy w tej samej lokalizacji można wynająć więcej metrów kwadratowych, gdy zespół się powiększy lub zmniejszyć powierzchnię, gdy zespół ulegnie zmniejszeniu.

Elastyczne warunki najmu, modułowy układ powierzchni czy open space z możliwością wydzielania mniejszych stref to ważne atuty biura dla firmy świadczącej usługi informatyczne.

Coraz częściej istotne są również rozwiązania wspierające pracę w trybie hybrydowym. Hot-desking, systemy rezerwacji biurek czy strefy do wideokonferencji umożliwiają efektywne zarządzanie przestrzenią i obecnością zespołu.

Biuro i umowa najmu powinno być zaprojektowane tak, by mogły ewoluować razem z firmą – bez konieczności przeprowadzki co kilkanaście miesięcy.

Najlepsze lokalizacje dla firm IT – gdzie szukać inspiracji i talentów?

Biuro dla firmy IT powinno być tam, gdzie są ludzie – czyli talenty. W Polsce prym wiodą miasta z rozwiniętym zapleczem akademickim i technologicznym. Działa tam wiele firm IT, start-upów czy inkubatorów przedsiębiorczości.

• Warszawa – centrum decyzyjne, świetnie rozwinięta infrastruktura biurowa i dostęp do kadry menedżerskiej.
• Kraków – silna baza absolwentów uczelni technicznych, ekosystem startupowy i wiele międzynarodowych hubów IT.
• Wrocław – dynamiczny rozwój sektora IT, współpraca z uczelniami i przyjazne otoczenie biznesowe.
• Trójmiasto – rosnące znaczenie w branży IT, nowoczesne biurowce i wysokiej jakości życie poza pracą.
• GZM (Górnośląsko Zagłębiowska Metropolia) lub aglomeracja Śląska – duży ośrodek uniwersytecki i zasoby kandydatów do pracy w sektorze IT przy miejscu zapewniającym wysoki komfort życia jak komunikacja, wydarzenia sportowe i kulturalne oraz tereny zielone i rekreacyjne.

Warto celować w dzielnice dobrze skomunikowane, blisko uczelni technicznych i z dostępem do zaplecza gastronomiczno-usługowego. To z jednej strony wygoda, z drugiej – ważny czynnik, który może wpłynąć na decyzje rekrutacyjne.

Checklista. Jak wybrać idealne biuro dla Twojej firmy IT?

Zanim podpiszesz umowę najmu biura, sprawdź:

• Czy biuro ma odpowiedni standard techniczny (IT-ready)?
• Jak wygląda dostęp do szybkiego internetu i ewentualnego backupu sieciowego?
• Czy dostępne są rozwiązania wspierające pracę hybrydową?
• Czy budynek zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa fizycznego i cyfrowego?
• Czy najemca ma możliwość wprowadzenia własnych rozwiązań technologicznych i aranżacyjnych?
• Czy przestrzeń umożliwia stworzenie zróżnicowanych stref: do pracy w skupieniu, współpracy zespołowej i relaksu?
• Jakie są możliwości adaptacji i skalowania przestrzeni wraz z rozwojem firmy?
• Jak prezentuje się lokalizacja pod kątem dostępu do talentów i zaplecza usługowego?
• Czy w okolicy znajdują się udogodnienia dla pracowników, takie jak restauracje, siłownie, tereny zielone?
• Czy budynek i/ lub biuro mają certyfikację istotną z punktu widzenia firmy technologicznej?
• Czy firma korzysta z odpowiednich usług w zakresie facility management i czerpie z innowacyjnych, wewnętrznych rozwiązań organizacji pracy w biurze stosowanych przez inne organizacje obecne już na rynku?

Wybór biura dla firmy IT to decyzja strategiczna – wpływa na rozwój biznesu, efektywność zespołu i przyciąganie talentów. Idealne biuro powinno być nowoczesne i bezpieczne, a także elastyczne i gotowe na szybkie zmiany. Analiza powyższej checklisty pomoże Ci podjąć świadomą decyzję i stworzyć środowisko pracy, które wspiera Twój zespół na każdym etapie rozwoju.