Wynajem biura dla firmy a analiza potrzeb – jak uniknąć przepłacania za niewykorzystaną przestrzeń?

Planujesz wynajem biura dla firmy? Zanim to zrobisz, przeprowadź szczegółową analizę potrzeb swojej organizacji. Dzięki temu z jednej strony unikniesz przepłacania za niewykorzystaną przestrzeń, z drugiej – ograniczysz ryzyko najmu zbyt małej powierzchni.

Przeczytaj, jak przeprowadzić analizę potrzeb, która pomoże Ci znaleźć optymalne rozwiązanie i maksymalnie wykorzystać swój budżet.

Dlaczego analiza potrzeb to pierwszy krok w procesie wynajmu biura dla firmy?

Decyzja o wynajmie biura to jedno z ważniejszych zadań każdej rozwijającej się firmy. Nie chodzi jedynie o prestiżowy adres, ale przede wszystkim o dostosowanie przestrzeni do realnych potrzeb Twojego zespołu. Wynajem zbyt dużego biura może oznaczać niepotrzebne koszty, podczas gdy zbyt mała przestrzeń wpłynie na komfort pracy i efektywność pracowników.

To ważne szczególnie w kontekście tradycyjnych, długoterminowych umów najmu. Jeśli zobowiążesz się do wynajęcia określonej przestrzeni, szybka zmiana warunków nie zawsze będzie możliwa. Choć coraz więcej wynajmujących podchodzi do współpracy elastycznie, to są też tacy, którzy nie zgodzą się na zmniejszenie wynajmowanej powierzchni przed zakończeniem wielomiesięcznego kontraktu. Także większa przestrzeń nie zawsze jest dostępna od ręki.

Z tego powodu wynajem biura dla firmy powinien być zawsze szczegółowo przemyślany.

Jak określić optymalny metraż biura dla Twojego zespołu?

Przed podjęciem decyzji odpowiedz sobie na kilka ważnych pytań:

• Ilu pracowników będzie korzystać z biura na co dzień?
• Czy planujesz elastyczny model pracy (hybrydowy, zdalny)?
• Jakie strefy robocze są niezbędne (open space, gabinety, sale konferencyjne, miejsca do relaksu, przestrzeń do przechowywania)?
• Jakie są prognozy wzrostu zatrudnienia w najbliższych latach?

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej, na każdego z zatrudnionych i jednocześnie pracujących w pomieszczeniach stałej pracy powinno przypadać co najmniej 13 m3 wolnej objętości pomieszczenia oraz co najmniej 2 m2 wolnej powierzchni podłogi (niezajętej przez urządzenia techniczne, sprzęt itp.).

Zacznij więc od określenia, ile osób będzie korzystać z biura na co dzień. Duże znaczenie ma model pracy – jeśli część zespołu pracuje zdalnie lub hybrydowo, uwzględnij to w szacowaniu metrażu. Zastanów się, czy Twoja firma może korzystać z tzw. hot-deskingu (wspólnych stanowisk pracy), czy potrzebuje stałych biurek. Uwzględnij również planowany rozwój firmy w krótkim okresie (np. w ciągu roku).

Przemyśl też, czy Twoi pracownicy działają głównie przy biurkach, czy może ich zadania wymagają pomieszczeń do spotkań w zespołach lub grupach projektowych. Weź pod uwagę przestrzeń wspólną, taką jak kuchnia czy strefy relaksu. Jeśli firma potrzebuje dużo miejsca do przechowywania dokumentów lub innych materiałów, musisz uwzględnić dodatkową powierzchnię na archiwa, regały czy szafy.

Postaraj się zaplanować biuro, które łatwo dostosować do zmian – zarówno w liczbie pracowników, jak i w sposobie organizacji pracy.

Przykłady błędów i ich konsekwencje – case study z rynku

Choć określenie optymalnej powierzchni biurowej wydaje się pozornie mało skomplikowanym zadaniem, wiele firm popełnia błędy w tym zakresie. Typowym przypadkiem jest wynajem zbyt dużych przestrzeni, które nie są w pełni wykorzystywane. Część biura stoi pusta, co generuje niepotrzebne koszty i wpływa na rentowność firmy.

Taka sytuacja ma miejsce szczególnie często, od kiedy upowszechniły się zdalne i hybrydowe modele pracy. W biurze przebywa znacznie mniej pracowników niż kiedyś, a powierzchnia pozostaje ta sama.

Zdarza się także, że firma, szukając oszczędności, decyduje się na wynajem zbyt małej powierzchni. Pracownicy szybko odczuwają brak przestrzeni. Wpływa to na komfort ich pracy i obniża efektywność. Możliwości rozwoju zespołu są znacząco ograniczone. W efekcie konieczne może być przedterminowe rozwiązanie umowy i kosztowna przeprowadzka.

Narzędzia i techniki wspierające ocenę potrzeb przestrzennych

Aby uniknąć błędów, pomocne mogą być narzędzia analizy potrzeb przestrzennych firmy.

• Analiza wzorców pracy
  Przeanalizowanie, jak pracownicy spędzają czas w biurze, pomoże Ci określić, jaką przestrzeń należy wynająć. Jeśli Twoi pracownicy często organizują spotkania lub pracują w grupach, konieczne będą większe sale konferencyjne. Jeśli większość czasu spędzają przy biurkach, przestrzeń biurowa powinna być zaplanowana pod kątem ergonomicznych stanowisk pracy.
• Konsultacje z ekspertami
  Zewnętrzny audyt przestrzenny może stanowić dobre wsparcie w analizie aktualnego zużycia przestrzeni i identyfikacji nieefektywnych obszarów. Audytor lub wyspecjalizowany doradca ds. nieruchomości zaproponuje optymalne rozwiązania dopasowane do specyfiki działalności i branży.
• Narzędzia online
  W ustaleniu optymalnej przestrzeni biurowej na wynajem mogą pomóc Ci także narzędzia online, takie jak oprogramowanie do zarządzania przestrzenią biurową czy kalkulatory powierzchni biurowej.

Wynajem biura dla firmy – analiza to podstawa

Jak wynająć biuro o optymalnej powierzchni? Jedyną słuszną drogą jest dokładna analiza potrzeb przestrzennych. Dzięki niej unikniesz kosztownych błędów, takich jak wynajem zbyt dużej lub zbyt małej powierzchni. Zyskasz przestrzeń, która będzie komfortowa dla Twojego zespołu, a jednocześnie nie obciąży nadmiernie budżetu firmy.