Wynajem biura: Warszawa a miasta regionalne. Gdzie najbardziej opłaca się otworzyć nową filię?

Lokalizacja nowej filii to decyzja, którą warto dobrze przeanalizować. Wybór między Warszawą a miastami regionalnymi powinien opierać się na konkretnych danych. Sprawdź, jak aktualnie wygląda rynek biurowy w Polsce i gdzie wynajem biura rzeczywiście wypada najkorzystniej.

Warszawa a miasta regionalne, czyli analiza rynku wynajmu biur w Polsce

Do niedawna Warszawa stanowiła dla wielu firm oczywisty kierunek ekspansji. Stolica dawała prestiż, największy wybór powierzchni i dostęp do szerokiego rynku pracy. Dziś sytuacja jest inna.

Warszawa nadal pozostaje największym i najbardziej dojrzałym rynkiem. Miasta regionalne coraz skuteczniej konkurują z nią jakością nowoczesnej powierzchni, zapleczem akademickim i bardziej przewidywalnym poziomem kosztów.

Zasoby powierzchni biurowej w Polsce

Według danych CBRE na koniec I kwartału 2026 r. całkowite zasoby nowoczesnej powierzchni biurowej w Warszawie wynosiły 6,278 mln m2. Potwierdza to, że stolica pozostaje zdecydowanie największym i najbardziej dojrzałym rynkiem biurowym w Polsce. Wśród największych ośrodków regionalnych liderami są Kraków, Wrocław i Trójmiasto.

Pokazuje to skalę przewagi stolicy, ale jednocześnie dobrze obrazuje, że rynek nie kończy się na Warszawie. Miasta regionalne mają własne, dojrzałe ekosystemy biurowe i w wielu przypadkach są gotowe na przyjęcie nowych, dużych najemców.

Koszty wynajmu biura – porównanie cen z różnych regionów w Polsce

Warszawa pozostaje najdroższym rynkiem biurowym w Polsce. Według CBRE na koniec I kwartału 2026 r. najwyższe stawki czynszu wywoławczego w najlepszych biurowcach wynosiły tu 28 euro za m2 miesięcznie, a średni czynsz na rynku osiągnął poziom 22,40 euro za m2 miesięcznie.

W innych miastach było to:

• Kraków: 18,50 euro w najlepszych biurowcach, przy średnim czynszu na poziomie 16,40 euro.
• Wrocław: 16,50 euro w najlepszych biurowcach, przy średnim czynszu na poziomie 15,20 euro.
• Trójmiasto: 16 euro w najlepszych biurowcach, przy średnim czynszu na poziomie 15 euro.
• Poznań: 17 euro w najlepszych biurowcach, przy średnim czynszu na poziomie 15,88 euro.
• Łódź: 13,80 euro w najlepszych biurowcach, przy średnim czynszu na poziomie 13,20 euro.

Z czysto kosztowego punktu widzenia regiony mają więc wyraźną przewagę.

Niższy czynsz bazowy nie zawsze jednak oznacza niższy całkowity koszt najmu. Znaczenie ma też standard powierzchni, zakres zachęt finansowych od właściciela, koszty aranżacji i to, czy w danym mieście znajdziesz biuro odpowiadające potrzebom Twojej organizacji.

Znaczenie pustostanów

Istotny jest także poziom pustostanów. Według CBRE na koniec I kwartału 2026 r. najniższy spośród analizowanych rynków był on w Warszawie i Trójmieście, gdzie wynosił odpowiednio 9,51% i 10,8%. Wyższy poziom wolnej powierzchni odnotowano w Poznaniu: 13,84%, a jeszcze większy w Krakowie: 18,42%, Łodzi: 19,64% i we Wrocławiu: 21,99%.

Dla najemców oznacza to większą przestrzeń do negocjacji właśnie na części rynków regionalnych, szczególnie wtedy, gdy firma szuka większego modułu albo chce wypracować lepszy pakiet zachęt.

Przewidywane zmiany na rynku najmu biur

Warto jednak patrzeć także na to, co wydarzy się za chwilę. CBRE zwraca uwagę, że przy rosnącym popycie aktywność deweloperska w regionach pozostaje niska.

W III kwartale 2025 oddano tam tylko 15,6 tys. m2 nowej powierzchni, a w budowie pozostawało około 200 tys. m2. Może to oznaczać spadek pustostanów, presję na stawki czynszowe i wydłużanie standardowych okresów najmu nawet do 7 lat. Innymi słowy: przewaga kosztowa regionów jest realna, ale niekoniecznie będzie tak duża w dłuższym terminie.

Tymczasem warszawski rynek biurowy – po dłuższym okresie ograniczonej aktywności deweloperskiej – odnotował w I kwartale 2026 r. niewielki wzrost podaży. Oddano do użytku 42,9 tys. m2 nowej powierzchni w budynkach Studio A, VENA oraz po modernizacji Przemysłowej 26a. Mimo to pipeline pozostaje ograniczony – w budowie znajduje się obecnie jedynie ok. 120 tys. m2 biur w sześciu projektach, a do końca 2026 r. nie są spodziewane kolejne duże oddania.

Dostępność talentów i rozwój – gdzie szukać specjalistów

Koszt biura to tylko część układanki. Przy otwieraniu nowej filii równie ważne jest to, czy w danej lokalizacji zbudujesz zespół.

Pod tym względem Warszawa pozostaje najmocniejszym rynkiem w Polsce. Stolica ma największą bazę mieszkańców, liczbę studentów i absolwentów, a także najbardziej rozbudowany ekosystem biznesowy. To tutaj najłatwiej budować zespoły wielofunkcyjne, łączyć role eksperckie, managerskie i wspierające oraz skalować bardziej złożone operacje.

Miasta regionalne a dostęp do specjalistów

Miasta regionalne nie są jednak wyłącznie „tańszą alternatywą”. W wielu sektorach stały się wyspecjalizowanymi hubami kompetencji.

• Kraków wyrasta na najmocniejszego konkurenta Warszawy w obszarze usług opartych na wiedzy. To jeden z najważniejszych ośrodków dla sektora BSS, IT, analiz, finansów i procesów back-office.
• Wrocław również przyciąga biznes technologiczny i nowoczesne usługi, a dodatkowo korzysta z silnego zaplecza akademickiego i rozpoznawalności wśród inwestorów zagranicznych.
• Trójmiasto łączy mocny rynek pracy z jakością życia, która ma coraz większe znaczenie przy przyciąganiu i utrzymywaniu pracowników.
• Poznań daje stabilność, dobrą kulturę pracy i silną bazę akademicką, choć niskie bezrobocie oznacza też większą konkurencję o kandydatów.
• Katowice i cała górnośląsko-zagłębiowska metropolia to rynek, który trzeba analizować szerzej niż przez pryzmat jednego miasta. Skala aglomeracji daje firmom większy zasięg rekrutacyjny, co może być dużym atutem przy budowie większych operacji.

Kiedy miasta regionalne mają przewagę?

Miasta regionalne często wygrywają wtedy, gdy firma szuka połączenia trzech elementów:

• dostępu do kompetencji,
• niższego kosztu prowadzenia działalności,
• mniejszej presji płacowej niż w stolicy.

Zwłaszcza, jeśli organizacja nie potrzebuje adresu w ścisłym centrum stolicy jako elementu wizerunkowego czy strategicznego.

Biura serwisowane i coworking – elastyczny start na nowym rynku

Nie każda ekspansja musi zaczynać się od klasycznej umowy na kilka lat. W wielu przypadkach lepszym pierwszym krokiem są biura serwisowane albo coworking. Zapewniają one szybsze wejście na rynek, mniejsze ryzyko i możliwość sprawdzenia lokalizacji przed podpisaniem długoterminowej umowy.

To rozwiązanie jest szczególnie sensowne dziś, gdy na części rynków regionalnych rośnie popyt, a nowa podaż pozostaje ograniczona. W takiej sytuacji elastyczne biuro może być dobrym pomostem między wejściem na nowy rynek a docelowym najmem klasycznym. Model ten pozwala najpierw uruchomić zespół i dopiero potem zdecydować, czy warto zwiększać skalę.

Z perspektywy najemcy to racjonalne rozwiązanie, szczególnie gdy:

• zespół startowy ma liczyć kilka lub kilkanaście osób,
• model operacyjny dopiero się kształtuje,
• firma nie chce od razu inwestować w pełny fit-out,
• ważna jest możliwość szybkiego zwiększenia lub zmniejszenia liczby stanowisk.

To rozwiązanie dobrze sprawdza się zarówno w Warszawie, jak i w największych miastach regionalnych. Rynek elastycznych powierzchni nie jest już domeną wyłącznie stolicy. Coraz lepiej rozwinięte oferty mają także Łódź, Wrocław, Kraków czy Trójmiasto.

Jak wybrać optymalną lokalizację dla Twojego biznesu w Polsce?

Najbardziej opłacalna lokalizacja zależy od tego, jaką funkcję ma pełnić nowe biuro.

Warszawa pozostaje najmocniejszym wyborem dla firm, które potrzebują dużej skali operacji, silnej obecności w centralnych lokalizacjach i dostępu do najbardziej konkurencyjnych biurowców klasy premium. Jednocześnie ograniczona dostępność powierzchni w najlepszych lokalizacjach oraz rosnące czynsze sprawiają, że decyzja o wejściu do stolicy powinna być dobrze zaplanowana pod kątem budżetu i czasu potrzebnego na zabezpieczenie odpowiedniego modułu.

Kraków, Wrocław i Trójmiasto są dziś najmocniejszymi regionalnymi hubami wzrostu, co potwierdza zarówno skala podaży, jak i aktywność najemców.

Łódź czy Katowice warto brać pod uwagę, gdy priorytetem jest koszt i większa elastyczność negocjacyjna.

W wielu przypadkach dobrą decyzją może być także model mieszany: silna obecność w stolicy i wyspecjalizowana filia w jednym z regionalnych hubów.