Baza wiedzy

Czynsz bazowy to stawka netto za wynajem powierzchni biurowej, ustalona w umowie najmu. Jest ona wyrażona w kwocie za metr kwadratowy miesięcznie. Należy jednak pamiętać, że nie uwzględnia ona dodatkowych kosztów, takich jak opłaty za media, sprzątanie, ochronę, itp.
Czynsz efektywny to natomiast średnia miesięczna wysokość czynszu, jaką najemca zapłaci podczas trwania całej umowy najmu. Jest on obliczany poprzez pomniejszenie czynszu bazowego o różnego rodzaju ulgi i zachęty finansowe oferowane przez wynajmującego,
a następnie przeliczenie na cały okres najmu.
Podsumowując:
• Czynsz bazowy to jedynie punkt wyjścia do negocjacji.
• Czynsz efektywny pozwala na dokładniejsze porównanie ofert różnych wynajmujących.
• Dokładna analiza obu wartości jest niezbędna do podjęcia świadomej decyzji o wyborze biura.

Współczynnik stosowany przez wielu wynajmujących przy umowach najmu powierzchni, wyrażany jest procentowo. Określa wielkość powierzchni wspólnych przypadających na wynajmowaną powierzchnię biura, takich jak np. recepcja, toalety na piętrach, klatki schodowe, windy, korytarze. Najemca płaci więc za faktycznie wynajętą powierzchnię biura powiększoną o wartość współczynnika add-on. AOF różni się w zależności od lokalizacji, standardu budynku, rodzaju powierzchni biurowej, itp. Im niższy współczynnik, tym lepsze i bardziej efektywne wykorzystanie przestrzeni biurowej.

W umowach najmu powierzchni komercyjnych w Polsce czynsz jest najczęściej wyrażony w euro, choć faktycznie płatności dokonywane są w złotówkach. Nie oznacza to jednak, że wynajmujący otrzymuje czynsz w obcej walucie.
Przyczyną tego rozwiązania jest fakt, że inwestorzy budujący powierzchnie komercyjne często korzystają z kredytów bankowych w euro. Ułatwia im to spłatę zobowiązań kredytowych w tej walucie poprzez wpływy czynszowe przeliczane ze złotówek na euro. Ponadto wyrażanie czynszu w euro jest korzystne w przypadku sprzedaży gotowej inwestycji funduszom zagranicznym, dla których jest to waluta transparentna.
Mimo denominowania czynszu w euro, w praktyce płatności są realizowane w złotówkach, według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego wystawienie faktury. Taki sposób płatności czynszu łączy zalety obu walut dla obu stron umowy najmu.

Dokładny koszt wykończenia biura można oszacować jedynie po szczegółowej analizie potrzeb i specyfiki danego projektu. Koszty są więc bardzo zróżnicowane, wahają się od 3000 do 6000 zł za metr kwadratowy, a czasem dużo więcej*.
Na ostateczną cenę wpływają m.in.:
• Powierzchnia i rodzaj biura.
• Lokalizacja.
• Jakość materiałów wykończeniowych.
• Złożoność projektu.
• Specyficzne potrzeby prowadzonej działalności.
• Wymagania ekologiczne.
• Koszt opracowania projektu.
• Stosowane rozwiązania technologiczne.
Koszty wykończenia biura to nie tylko materiały i robocizna, ale również projekt, meble, sprzęt audiowizualny. Ważne jest, aby przed rozpoczęciem prac dokładnie określić swoje potrzeby i budżet. Współpraca z doświadczonym projektantem i wykonawcą może pomóc w optymalizacji kosztów.
* stawka orientacyjna.

W prace aranżacyjne powierzchni biura i jego wyposażenie jest zaangażowane wiele stron, nie tylko najemca oraz wynajmujący. Dużą rolę odgrywają tutaj m.in. doradcy komercyjni, architekci, eksperci techniczni, podatkowi, generalny wykonawca i podwykonawcy, a także liczni dostawcy np. materiałów budowlanych i mebli. Można oszacować, że będziemy potrzebować od pół roku do roku (w zależności od skali) na sam proces projektowy i budowlany, i to już po uzgodnieniu warunków finansowych oraz prawnych. W przypadku największych najemców harmonogram prac wykończeniowych rozciąga się nawet na okres przekraczający 12 miesięcy.

Obecnie najczęściej umowy podpisywane są na okres 5 lat, praktycznie w ogóle nie podpisuje się umów 3-letnich. Coraz częściej spotykane są również umowy 7-letnie, głównie ze względu na wysokie koszty wykończenia powierzchni. Wynajmujący jest wówczas w stanie zagwarantować najemcy więcej zachęt finansowych.

Wynajem biura to skomplikowany proces, który wymaga czasu, wiedzy i doświadczenia. Samodzielne poszukiwanie odpowiedniej powierzchni może być wyzwaniem, a wybór nieodpowiedniej lokalizacji lub niekorzystnych warunków umowy może negatywnie wpłynąć na działalność firmy. Agent nieruchomości pomaga płynnie przejść przez proces transakcji.
Potencjalne korzyści wynikające ze skorzystania z doradztwa agenta nieruchomości:
• Oszczędność czasu: agent nieruchomości zajmie się poszukiwaniem biura odpowiadającego Twoim potrzebom, negocjowaniem warunków umowy i formalnościami.
• Dostęp do szerokiej oferty nieruchomości.
• Wieloletnie relacje z wynajmującymi, co pozytywnie wpływa na proces negocjacji umowy.
• Specjalistyczna wiedza rynkowa i dostęp do profesjonalnych analiz.
• Pomoc w negocjacjach umowy, co może przynieść znaczne oszczędności.
• Bezpieczeństwo transakcji – agent dba o bezpieczeństwo prawne transakcji i chroni interesy klienta.
Skorzystanie z doradztwa agenta nieruchomości przy wynajmie biura to pewność, że znajdziesz odpowiednią powierzchnię w dobrej cenie i na korzystnych warunkach.

Zgodnie z umową najmu, najemca opłaca wynajmującemu ustalony czynsz za korzystanie z powierzchni. Całkowite miesięczne koszty biura to nie tylko opłata za sam najem. Najemca zobowiązany jest do uiszczania zaliczek na poczet opłat eksploatacyjnych, czyli ogółu wydatków ponoszonych przez właściciela na utrzymanie nieruchomości. Powszechnie stosowany jest tu system zaliczkowy policzony na mkw. wynajmowanej powierzchni. Raz w roku najemca i właściciel rozliczają faktyczne koszty utrzymania budynku z sumą wpłaconych zaliczek. Jeśli zaliczki były wyższe niż rzeczywiste koszty, najemca dostaje zwrot różnicy. Jeśli koszty były wyższe, musi dopłacić brakującą kwotę. Taki system zaliczkowy jest powszechnie stosowany przy opłatach eksploatacyjnych.
Umowy najmu zawierają listę kosztów eksploatacyjnych pokrywanych w ramach opłat eksploatacyjnych. Lista ta zwykle nie jest zamknięta. Obejmuje różne bieżące koszty utrzymania budynku i terenu wokół niego. Nie zawiera natomiast opłat za media. Najemca płaci osobno za prąd, wodę czy ogrzewanie, które sam zużywa w wynajmowanym lokalu. Coraz częściej też media wykorzystywane przez urządzenia budynku, jak windy czy oświetlenie części wspólnych, są rozliczane bezpośrednio z najemcą, a nie uwzględniane w opłatach eksploatacyjnych.
Koszty eksploatacyjne budynku składają się z wielu elementów. Poniżej znajdują się najważniejsze.
• Zużycie mediów (energii elektrycznej, wody itp.).
• Konserwacja i naprawy techniczne.
• Zarządzanie i administracja nieruchomości;
• Sprzątanie i utrzymanie czystości części wspólnych;
• Ochrona budynku i koszty utrzymania recepcji;
• Ubezpieczenia;
• Podatek od nieruchomości;
• Opłata za użytkowanie wieczyste;
• Wywóz śmieci i odpadów
• Inne.
Dokładny zakres opłat zależy od specyfiki danej nieruchomości. Powyższe kategorie stanowią jednak główne składniki tych kosztów.
Koszty stałe i zmienne
Powyższe opłaty można podzielić na stałe i zmienne. Do kosztów stałych należą te, których wysokość jest z góry określona w danym okresie, np. podatek od nieruchomości. Koszty zmienne natomiast zależą od zużycia mediów, częstotliwości napraw czy innych czynników, na które najemca ma mniejszy wpływ.

Podejmowanie decyzji o potencjalnej zmianie biura należy rozpocząć od sprawdzenia,
ile czasu pozostało w obecnej umowie najmu naszej firmy. Jeżeli chodzi np. o Warszawę, przy powierzchni mniejszej niż średnia dla rynku (ang. average lease size) – czyli ok. 1200 mkw.,
na rozważenie dostępnych możliwości wystarczy ok. 12 – 18 miesięcy przed wygaśnięciem umowy. Niestandardowe zapotrzebowania, takie jak np.: integracja kilku lokalizacji
lub spełnienie szczególnych wymagań technicznych, a także zabezpieczenie odpowiedniej powierzchni przez największych najemców, wymagają znacznie większego wyprzedzenia.

Nie pobieramy prowizji od klienta za usługi pośrednictwa w wynajmie biura, nasze wynagrodzenie jest pokrywane w pełni przez wynajmującego.