Przewodnik kosztów wykończenia biura

Koszty wykończenia biura zmieniają się z roku na rok. Uzależnione są zarówno od cen materiałów, usług związanych m.in. z przygotowaniem projektu czy pracą podwykonawców, powierzchni, jak i standardu, w jaki ma ono zostać zaaranżowane. Niebagatelny wpływ na cenę ma obecnie dostosowanie wnętrza i jego wyposażenia do standardów ESG, które z wielu względów należy dzisiaj wziąć pod uwagę.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Jakie są etapy wykończenia biura?
• Które koszty są najczęściej niedoceniane?
• Jakie są koszty wykończenia biura?
• Jaki wpływ ma wybór materiałów na ostateczne koszty?

Etapy procesu wykończenia biura

Budżet na wykończenie biura zależy od wielu czynników. Najważniejszymi z nich są powierzchnia, ilość pracowników oraz standard i jakość wykończenia wycenione w oparciu o możliwości finansowe organizacji. A jakie są etapy wykończenia biura?

• Analiza stanu wyjściowego: lokalizacja budynku, wielkość okien i ich usytuowanie pod kątem stron świata, wysokość i podział pomieszczeń. Na tym etapie wykonywane są również wszystkie potrzebne pomiary powierzchni.
• Rozpoznanie potrzeb zespołu i pracodawcy. Ich oczekiwań, form i modelu pracy, planów rozwojowych, upodobań funkcjonalnych, estetycznych itp.
• Przygotowanie projektu biura, który rozpoczyna się od planu przestrzennego bazującego na zebranych pomiarach (space plan), by następnie przejść do aspektów wizualnych uwzględniających potrzeby pracowników, preferencje estetyczne oraz identyfikację wizualną firmy. Projekt przedstawiany jest przy pomocy wizualizacji i moodboardów.
• Po akceptacji projektu opracowywana jest dokumentacja wykonawcza, w tym kosztorys wykończenia biura. Na tym etapie warto również przeanalizować opcje finansowania inwestycji, decydując o tym, czy będzie to fit-out biura na koszt właściciela czy najemcy.
• Ostatnim etapem jest wdrożenie zaakceptowanego projektu, zakup wyposażenia i materiałów wykończeniowych, wprowadzenie elementów identyfikacji wizualnej przedsiębiorstwa oraz tzw. wayfinding, czyli system nawigacji przestrzennej.

Kosztorys wykończenia biura można stworzyć w oparciu o wyżej wymienione etapy, należy jednak pamiętać przy tym o tzw. miękkich kosztach, do których należą opłaty administracyjne. Są to przede wszystkim pozwolenia na budowę, inspekcje i opłaty prawne. Należy w tym miejscu uwzględnić także bazowy koszt wynajmu biura, aby zachować pełną kontrolę nad budżetem jeszcze przed przystąpieniem do jakichkolwiek prac inwestycyjnych.

Jakie koszty wykończenia biura są najczęściej niedoceniane

Ustalając budżet na wykończenie przestrzeni, a zarazem analizując, jak skutecznie zaplanować budżet na wynajem biura, warto wziąć pod uwagę nie tylko koszty dotyczące instalacji, wykończenia i wyposażenia. Najczęściej niedoceniane są te związane z badaniem potrzeb pracowników. Tymczasem nowe pokolenia pojawiające się na rynku pracy, zmiany w modelach pracy i potrzebach z tym związanych, a także czynniki ESG każą spojrzeć na przestrzeń biurową w inny sposób niż dotychczas i w dłuższej perspektywie czasowej. To już nie tylko ergonomiczne krzesło, dobrze dopasowane biurko, ekspres do kawy i czysta toaleta. To także już nie tylko przepisy BHP definiujące, czym jest zdrowe i bezpieczne środowisko pracy. Obecnie pracownicy oczekują od tej przestrzeni dużo więcej. Szczególnie w czasach, w których często dysponują już dobrze i wygodnie urządzonym domowym biurem, a perspektywa braku konieczności uciążliwego dojeżdżania do pracy jest niezwykle dla nich atrakcyjna. Biuro zatem należy dzisiaj projektować w taki sposób, by chciało się w nim przebywać. Nie tylko pracować w dowolny i urozmaicony sposób, ale również móc nawiązywać – istotne z punktu widzenia pracodawcy – dobre relacje z innymi pracownikami. Przestrzeń ta powinna odzwierciedlać kulturę organizacji oraz wartości, które stanowią jej podwaliny. I tu pojawiają się czynniki ESG, czyli Environmental, Social i Ład Korporacyjny, które podpowiadają, jak powinna być zaprojektowana przestrzeń przyjazna środowisku (materiały, oszczędne wyposażenie, wdrożenia zachęcające do proekologicznych postaw itd.), przyjazna ludziom bez względu na to, kim są (inkluzywność) i obrazująca transparentne zasady zarządzania (czytelny układ biura).

Wybór materiałów a ostateczne koszty

Obecnie szacuje się, że koszty wykończenia biura wynoszą ok. 9 tys. zł za metr kwadratowy. To są oczywiście koszty uśrednione, a duży wpływ na nie ma wybór materiałów wykończeniowych i wyposażenia. Należy wziąć pod uwagę, że mogą one wzrosnąć, jeśli ze względu na specyfikę działalności przedsiębiorstwa, potrzebne będą unikalne, indywidualne rozwiązania. Podana wyżej kwota dotyczy wysokiego standardu wykończenia, można więc zaoszczędzić i zaprojektować przestrzeń pracy w niższej kwocie np. ok. 6 tys. zł. Warto jednak zawsze pamiętać o tym, że jest to inwestycja w rozwój firmy i im wyższa i bardziej przemyślana jakość wykończenia, tym większa szansa, że firma przyciągnie wartościowych pracowników, zbuduje wśród kontrahentów wizerunek nowoczesnego, dynamicznie rozwijającego się przedsiębiorstwa. Kosztorys wykończenia biura należy zawsze optymalizować pod kątem możliwości finansowych przedsiębiorstwa, wdrażając przemyślane strategie optymalizacji kosztów fit-out przestrzeni biurowych, nie zapominając jednak, że ma ono zapewniać komfortową pracę w zdrowym środowisku na lata. I biorąc pod uwagę fakt, że wiele nowoczesnych technologii czy urządzeń jest droższych przy zakupie, jednak ich eksploatacja wiąże się z dużymi oszczędnościami, które prędzej czy później zwracają się.

Wybór odpowiedniego miejsca pod inwestycję to kluczowy krok przed rozpoczęciem prac wykończeniowych. Firmy planujące relokację mogą rozważyć zróżnicowane opcje w wielu polskich miastach. Warto sprawdzić między innymi przestrzenie biurowe w Bydgoszczy oraz atrakcyjne biznesowo przestrzenie biurowe w Gdańsku (Al. Grunwaldzka). Z kolei na południu kraju inwestorów chętnie przyciągają przestrzenie biurowe we Wrocławiu na Krzykach. Równie ciekawie prezentuje się rynek wschodni, gdzie na uwagę zasługują przestrzenie biurowe w Lublinie, w tym w szczególności nowoczesne przestrzenie biurowe zlokalizowane na lubelskim Węglinie Południe.