Współdzielenie biura – rozwiązanie dla małych firm i freelancerów

Czy wynajem biura jest nadal opłacalny? Wszystko zależy od profilu danego przedsiębiorstwa, relacji pomiędzy pracownikami i potrzeb wynikających z pracy we wspólnej przestrzeni. Co jednak, jeśli biuro na co dzień świeci pustkami, bo większość pracowników woli pracować zdalnie? W tym przypadku dobrym rozwiązaniem może się okazać coworking.

Co to jest coworking i jakie są jego główne zalety?

Coworking to koncepcja oznaczająca współdzielenie przestrzeni roboczej przez pracowników lub przedsiębiorców różnych branż (najczęściej kreatywnych), którzy pracują obok siebie i dzielą się zasobami biurowymi. Pomysł na biura współdzielone pojawił się w latach 90. XX wieku w San Francisco. Twórcą tego konceptu był Bernard DeKoven. Jak podaje serwis Business Insider DeKoven (nomen omen projektant gier i teoretyk zabawy): “Użył go w 1996 r., aby określić nowe środowisko pracy, które zrywa z hierarchiczną strukturą tradycyjnego biura i wspiera współpracę równych sobie, niezależnych jednostek. Pierwsze biuro coworkingowe otworzył w 2005 r. w San Francisco programista Brad Neuberg”. Patrząc na ten rozwój, doskonale widać, jak biura coworkingowe zmieniają krajobraz wynajmu komercyjnego. Była to ciekawa alternatywa dla firm, które dotychczas rozważały wyłącznie to, czy wybrać biura serwisowane czy tradycyjne. Biura coworkingowe opierają się na kilku założeniach. Po pierwsze, dają one możliwość elastycznej pracy w dowolnym czasie i miejscu. To atrakcyjny model dla osób prowadzących działalność na własny rachunek lub pracujących zdalnie, które często stają przed dylematem: biura coworkingowe a biura wirtualne. Po drugie, zapewniają środowisko, w którym ludzie mogą wymieniać pomysły, nawiązywać kontakty biznesowe i budować społeczność zawodową. Coworkingi często oferują przy tym infrastrukturę biurową taką jak szybkie łącza internetowe, drukarki czy dostęp do sal konferencyjnych. Pozwala to freelancerom i małym firmom korzystać z profesjonalnych udogodnień bez konieczności ponoszenia wysokich kosztów.

Jak współdzielenie biura może zmniejszyć Twoje koszty operacyjne?

Wynajem biura współdzielonego to również coraz popularniejsza opcja wśród mniejszych przedsiębiorców, którzy chcą zaoszczędzić na kosztach operacyjnych i sprawdzają na przykład, jak cenowo wypada biuro dla małego zespołu. W Warszawie jest obecnie dostępnych około 100 coworkingów oraz biur serwisowanych i tu zapotrzebowanie na nie pozostaje największe. Wśród stołecznych lokalizacji biurowych prym wiodą dzielnice biznesowe, takie jak Warszawa Wola (często wyszukiwana przez inwestorów po prostu jako biznesowa Wola), a także znany wszystkim stołeczny Mordor. Biura współdzielone mogą znacznie obniżyć koszty operacyjne w kilku aspektach. Do najważniejszych należą:

• Eliminacja tradycyjnych wydatków. Wynajem biura zwykle generuje duże koszty początkowe i zobowiązania finansowe na dłuższy czas. Współdzielenie biura eliminuje konieczność takich wydatków, ponieważ przedsiębiorcy mogą korzystać z elastycznych umów najmu, płacąc jedynie za używane przez nich przestrzenie i usługi;
• Biura coworkingowe umożliwiają firmom czy freelancerom dzielenie się zasobami biurowymi (meble, sprzęt biurowy, Internet), zapewniając obniżenie kosztów infrastrukturalnych. Oszczędność wynika nie tylko z braku konieczności zakupu narzędzi pracy, ale również tych związanych z ich konserwacją i naprawami;
• Wynajem biura współdzielonego sprzyja także ograniczeniu kosztów; administracyjnych i obsługowych. Wiele przestrzeni coworkingowych zapewnia usługi dodatkowe takie jak recepcja, odbieranie i wysyłanie poczty, sprzątanie pomieszczeń, a całość wliczona jest w cenę najmu.

Tworzenie sieci kontaktów w przestrzeni coworkingowej

Już za samą ideą biur współdzielonych (coworking w j. angielskim oznacza pracę razem) stoi myśl, by służyły one wymianie doświadczeń i budowaniu sieci kontaktów, wykraczających poza możliwości, które oferuje tradycyjne biuro, a nawet nowoczesne centrum biznesowe, w którym na co dzień spotykamy się z tymi samymi ludźmi. Badacz i profesor Uniwersytetu w Teksasie określa coworkerów jako – “working alone together”, czyli pracujących indywidualnie, ale razem. I rzeczywiście w tego typu miejscach łatwo mogą się spotkać któregoś dnia pomysłodawca nowego technologicznego startupu z młodym pasjonatem strategii marketingowych, którzy wspólnie stworzą coś wyjątkowego. Możliwości dzielenia się wiedzą ludzi z różnych branż kreatywnych to ogromny potencjał na rozwój, powstawanie i realizowanie nowych pomysłów.

Wybór idealnej przestrzeni coworkingowej: na co zwrócić uwagę?

Przy wyborze odpowiedniej przestrzeni coworkingowej warto wziąć pod uwagę kilka kwestii. Po pierwsze – lokalizację, dostępność komunikacji miejskiej, a także, jeśli przewidujemy spotkania biznesowe, położenie w kontekście potrzeb biznesowych. Szukając idealnej przestrzeni, najemcy z całej Polski chętnie wybierają prężnie rozwijające się dzielnice miast, takie jak Kraków Zabłocie czy świetnie skomunikowany Gdańsk Jasień. Po drugie, nie bez znaczenia powinna być panująca we współdzielonym biurze kultura pracy, atmosfera i wystrój, które mają bezpośredni wpływ na poziom komfortu pracy. Kolejnym istotnym czynnikiem jest oferta usług i udogodnień dodatkowych. Warto sprawdzić czy dana przestrzeń zapewnia wszystkie te, które są nam niezbędne do pracy takie jak np. szybkie łącza internetowe, wygodne biurka, dostęp do drukarek i skanerów, sale konferencyjne czy kuchnia. I upewnić się, że usługi te są wliczone w cenę najmu lub dostępne za rozsądną dodatkową opłatą. Należy również zwrócić uwagę na treść umowy najmu. Sprawdzić czy przewidziane są elastyczne opcje, umożliwiające dostosowanie umowy do zmieniających się potrzeb biznesowych. I wreszcie, warto również wziąć pod uwagę samą cenę najmu oraz dostępność miejsc. Porównać oferty różnych przestrzeni coworkingowych, by znaleźć opcję w sam raz dla siebie.

Coworking na całym świecie promuje innowacyjność i rozwój zawodowy, co czyni go w dzisiejszym świecie biznesu ważnym narzędziem dla mniejszych przedsiębiorców i freelancerów. Wynajem biura o charakterze współdzielonym staje się więc coraz bardziej popularną i wygodną alternatywą dla tradycyjnych przestrzeni pracy. Rośnie popyt, bo rośnie potrzeba ograniczania kosztów operacyjnych i poszukiwania nowych, rozwojowych relacji zawodowych.